Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила ведения кадрового учета на предприятии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.
Документы кадрового учета
В состав кадрового делопроизводства входят как обязательные документы, так и необязательная документация. Перечень обязательных определяется ТК РФ; необязательные документы регламентируются внутренними нормативными актами.
В состав обязательной документации по сотруднику входят:
-
приказ о приеме на работу по формеТ-1
-
трудовой договор по формеТД-1
-
трудовая книжка в бумажном или электронном формате (на выбор работника)
-
табель учета рабочего времени в бумажной форме Т-12, в электронной форме Т-13
-
личная карточка сотрудника по формеТ-2
-
штатное расписание по форме Т-3
-
перемещение работника у работодателя по форме Т-5 (документ о переводе)
-
приказ (распоряжение) об оформлении отпуска по форме Т-6
-
график отпусков по формеТ-7
-
приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником по форме Т-8 (приказ об увольнении).
Почему организации должны вести кадровый учёт
Кадровый учёт необходим, поскольку законодательство требует ведения кадровых документов. В их число входят различные приказы (например, о приёме на работу или увольнении), заявления, должностные инструкции и многие другие документы. Ведение кадрового делопроизводства — обязанность всех организаций. Компании без сотрудников должны вести кадровые документы по учредителю.
На организациях-работодателях лежит ответственность по регулированию трудовых отношений с наёмным персоналом. Этого требует трудовое законодательство. Ведение кадрового делопроизводства приводит к обороту большого объёма документов. При этом кадровые документы подлежат строгому учёту и регистрации.
Все организации, за исключением микропредприятий, должны иметь локальные нормативные акты (ЛНА), регулирующие специфику взаимодействия с сотрудниками. Помимо обязательной кадровой документации, есть документы, которые нужно вести только при определённых условиях. Например, при работе в опасных условиях труда.
Ведение кадрового учёта необходимо, поскольку:
- этого требует трудовое законодательство;
- отношения между наёмным персоналом и работодателем должны быть упорядочены;
- это позволяет установить двухстороннюю связь между сторонами трудовых отношений;
- при правильном ведении документов можно избежать спорных и конфликтных ситуаций, а также штрафов.
Кто ответственен за ведение кадрового документооборота в организации с нуля
Нет законом предусмотренного обязательного единого органа, который брал бы на себя всю ответственность. На деле обязанности возлагаются на лицо или отдел в зависимости от того, каков объем предприятия. Начнем с примера самого скромного дела – ИП. В таком случае обычно руководитель сам приводит отбор на место, руководит каждым рабочим и, когда приходит на то время или обстоятельства, рассчитывает его. Иногда такая задача может быть возложена на помощника.
А остальные варианты более характерны для крупных организаций – от ООО и больше. В них, может быть, ответственность распределена на:
- подразделение – отдел кадров или на самостоятельного сотрудника, кадровика;
- отдельно взятого работника,который имеет другую специальность. Таким образом, это может быть дополнительная нагрузка (оплачивается соответственно), например, к бухгалтеру или к юристу;
- стороннюю аутсорсинговую фирму. Есть организации, предоставляющие временные услуги. С ними можно подписать договор, согласно которому они удаленно будут поддерживать кадровое производство, а при необходимости приходить. Но стоит учесть, что есть задачи, которые не имеет право делать человек со стороны. Например, это заполнение и ведение трудовых книжек.
Компания «Business-result group» предлагает услугу по нахождению лучшего решения по управлению персоналом. Проводится аудит всей системы, находятся наиболее эффективные способы для менеджмента.
Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства
|
Нарушение |
Штраф на должностное лицо |
Санкции на организацию |
|
Нет перечисленного пакета документов, не ведется учет, не хранятся бумаги – первое предупреждение |
От 1 000 до 5 000 рублей |
От 30 до 50 тыс.руб. |
|
Аналогичный проступок во второй раз |
От 10 000 до 20 000 рублей |
От 50 до 70 тыс.руб. |
|
Персональные данные работника обрабатываются без его письменного согласия |
От 10 000 до 20 000 рублей |
От 15 до 75 тыс.руб. |
Кадровый учёт ИП из микробизнеса
Микропредприятия могут упростить кадровый учёт и не оформлять большую часть из перечисленных документов. К микропредприятиям относятся ИП, у которых за прошлый календарный год:
- среднесписочная численность — до 15 человек;
- доход от предпринимательской деятельности — до 120 млн. рублей.
Какую документацию вести обязательно
На любом предприятии в обязательном порядке оформляются следующие документы кадрового учета, которые касаются всего коллектива в целом и каждого конкретного работника:
- коллективный договор;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда;
- положение о защите персональных данных;
- положение о премировании;
- положение об охране труда;
- трудовой договор с каждым из сотрудников (может иметь различные дополнения в виде соглашений);
- трудовые книжки (бумажные или электронные);
- штатное расписание;
- график отпусков;
- приказы об уходе в отпуск;
- приказы об увольнении;
- при необходимости — приказы о переводе.
Эту документацию составляет сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета в организации. Отдельные из них имеют общепринятую форму, а часть из них — каждая компания разрабатывает индивидуально (например, правила внутреннего распорядка).
Как составить инструкцию по кадровому делопроизводству 2023
С 2013 по 2023 год в этой сфере не было никаких изменений. В 2013 г. Приказом Росстандарта №1185-ст веден ГОСТ Р 7.0.8 «Делопроизводство и архивное дело», который действует с 2014 года по нынешнее время. Все работники ОК должны руководствоваться этим стандартом. Нужно отметить, что официально должностная инструкция по кадровому делопроизводству на госуровне никем не разработана и не утверждена.
Возможны два варианта:
-
найти готовый шаблон в интернете, переделать его под условия работы своей организации;
-
разработать собственный документ с учетом специфики своей компании.
Обязательные кадровые документы
В каждой организации, где имеются наёмные сотрудники, в должном порядке требуется присутствие обязательных документов по учёту кадров (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Обычно во время проверок их запрашивают уполномоченные органы: Государственная инспекция труда РФ, Пенсионный фонд РФ и т.д. Вот перечень таких документов:
- Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
- График отпусков (ст. 123 ТК РФ);
- Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);
- Журнал о прохождении инструктажей (ст. 212 ТК РФ);
- Инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
- Положение о персональных данных (ст. 88 ТК РФ);
- Положение об оплате труда (ст. 69 ТК РФ).
Данный перечень не является исчерпывающим. Это фундаментальный минимум, который обязательно должен быть у вас в организации. Если данные документы отсутствуют, компании могут назначить штраф.
Как уже упоминалось выше, кадровый ЭДО официально разрешён с ноября 2021 года и регулируется ст. 22.1 — ст. 22.3 ТК РФ. Любая компания может сделать выбор, будет она продолжать вести документы в бумажном виде или же перейдёт на электронный формат взаимодействия.
Электронные документы должны отвечать единым требованиям, точно такие же как и для бумажных. На работодателя возлагается ответственность за соблюдение этих требований при осуществлении кадрового учёта.
Оцифровать можно большинство кадровых документов организации, в том числе: трудовой договор, приказы о предоставлении отпуска, служебные записки и другие документы. Они все будут юридически значимы, при условии, что подписаны электронными подписями, которые необходимо будет оформить для всех пользователей на этапе внедрения системы. Это правило не распространяется только на акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и инструктаж по охране труда. Эти документы по-прежнему требуется оформлять или контратипировать на бумаге (ст. 22.2 и ст. 22.3 ТК РФ).
Какие еще ошибки может обнаружить инспектор ГИТ при проверке организации работы по кадровому учету
Государственная инспекция по труду периодически устраивает выездные проверки. Организации дается десять дней, чтобы подготовиться.
Ошибки, которые чаще всего выявляются при проверке, приведены в таблице.
|
Ошибка |
Как исправить |
|
В правилах внутреннего трудового распорядка отсутствует информация об ответственности работодателя. |
Частота выявления такой ошибки при плановой проверке 90 %. Исправить ее можно, издав новые ПВТР, в которых будет присутствовать глава о дисциплинарной и материальной ответственности руководителя. |
|
Работники не ознакомлены с ЛА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. |
|
|
В документах нет информации об индексации заработной платы. |
Разработка дополнительных соглашений к трудовым договорам. |
|
Игнорирование мнения профсоюзов при разработке ЛА. |
Создание нового документа. |
|
В ПВТР не прописан второй выходной день и/или дни выплаты зарплаты. |
|
|
Отсутствие информации в трудовом договоре об окладе сотрудника, районном коэффициенте, процентной надбавке для трудящихся на Крайнем Севере. |
|
|
В трудовом договоре не указаны СОУТ. |
Если специальная оценка условий труда была произведена, это должно быть отражено в договоре. В противном случае стоит внести фразу «Условия труда определит СОУТ, она будет проведена в установленные законодательством сроки». |
|
Табель учета рабочего времени заполнен неверно: отсутствуют сведения о работе в сверхурочное время и праздничные дни, неправильно указана продолжительность рабочего дня, нет информации о прогулах и опозданиях. |
Создание корректирующего листа и внесение в него правильных сведений. |
|
Неправильно оформленный график отпусков: не отражен перенос, не зафиксирован факт ознакомления работника с приказом за 2 недели до отпуска, не учтены льготные категории, неправильно разделен отпуск (одна часть должна длиться не менее 14 дней). |
Создание нового графика, формирование уведомлений об отпуске (должны быть подписаны сотрудниками). |
|
Отсутствие инструкции по охране труда для сотрудников, работающих на ПК |
Работодатели нередко забывают, что при работе за компьютером более четырех часов необходимо соблюдать правила охраны труда. Должны быть разработаны соответствующие инструкции, а сотрудники под подпись ознакомлены с ними. |
Кому поручить кадровый учет предприятия?
Существует несколько вариантов. Предлагаем рассмотреть плюсы и минусы каждого из них!
| Вариант ведения кадрового учета в организации | Плюсы | Минусы |
| Кадровый специалист в штате |
|
|
| Сторонний специалист по рекомендации |
|
|
| Бухгалтер или секретарь |
|
|
| Услуги по ведению кадрового учета от сторонней организации |
|
|
Обязательные кадровые документы
Кадровые документы делятся на три основных вида:
- Обязательный, который необходим в любой компании, вне зависимости от типа и количества сотрудников.
- Рекомендованная, которая может быть выдана по требованию работодателя.
- Кроме того, которые обязательны к регистрации только при выполнении конкретной работы или связаны с внутренними особенностями компании.
ВАЖНЫЙ! Основная группа документов, входящих в категорию обязательных, может быть затребована при проверках Пенсионного фонда РФ, Инспекции труда и ФНС, а их отсутствие влечет за собой штрафные санкции.
В список необходимых документов входят:
- Правила внутреннего рабочего графика. Этот документ содержит правила приема на работу работников, порядок увольнения, режим труда и отдыха, дисциплинарные взыскания и т д. Правила составления документа изложены в ст. 100, 189 и 190 ТК РФ.
- График отпусков. Документ призван определить условия предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска работникам компании. Он должен быть утвержден не позднее, чем за 14 дней до окончания календарного года. Правила оформления описаны в ст. 123 ТК РФ.
- Кадровый план. Этот документ определяет численность штата и его состав, регулирует наименования должностей, ставки заработной платы и т д. Он является источником информации о штатной численности, а также о текущих потребностях компании в тех или иных специалистах. Необходимость подготовки этого документа закреплена в ст. 57 и 15 ТК РФ.
- Журнал прохождения ориентаций. В нем фиксируется тот факт, что сотрудники компании прошли обучение технике безопасности. Подпись работника освобождает работодателя от ответственности в случае возникновения чрезвычайной ситуации по его вине. Оформление документа предусмотрено ст. 212 ТК РФ.
- Инструктаж по охране труда и технике безопасности. Один из основных документов, фиксирующий правила, которым сотрудники компании должны неукоснительно следовать, находясь на рабочем месте. Необходимость этого документа описана в ст. 212 ТК РФ.
- График. Необходимость регистрации закреплена в ст. 91 ТК РФ. Это обязательный документ, предназначенный для учета фактически отработанного работниками времени. На основании данных в табеле составляется начисление заработной платы.
- Положение о защите персональных данных работников. Регистрирует согласие сотрудников на обработку их персональных данных и гарантирует, что компания не будет передавать эту информацию третьим лицам. Документ регламентирует порядок получения сведений о работнике, способы их обработки, хранения и защиты. Документ необходим для регистрации в соответствии со ст. 86 и 88 ТК РФ.
- Положение об оплате труда. В нем закреплен порядок начисления заработной платы, оплаты работы в выходные и праздничные дни, работы сверх установленной нормы и т д. Ее необходимость описана в ст. 135 ТК РФ.
- Книга учета трудовых книжек. Книжка – это отдельный документ, в котором фиксируется передача трудовой книжки работодателю или работнику при увольнении.
- Журнал учета форм для рабочих тетрадей. В этом документе фиксируется факт получения предприятием чистых трудовых книжек и факты их расходов.
Приказы. Государственные организации
В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:
-
ГОСТ Р 7.0.97-2016
-
Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)
-
Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
-
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
Приказ о введении локально-нормативных актов
Очень важный приказ о введении локально-нормативных актов издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых локально-нормативные акты не разработаны.
Тогда алгоритм действий будет таким:
Шаг 1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие локально-нормативные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о защите персональных данных
- Положение о заработной плате и премировании.