Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сопроводительное письмо к документам в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.
Текст сопроводительного письма
Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.
После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:
- «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
- «Просим информировать установленным порядком»;
- «Просим согласовать и возвратить с комментариями».
По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».
Указывать перечень приложений нужно следующим образом:
- название документа нужно писать полное;
- отмечают количество экземпляров документа;
- отмечают, сколько листов содержит каждый документ.
Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.
Зачем нужно писать сопроводительное письмо
При отправке документации в налоговую организацию, важно не забыть написать сопроводительное письмо. Это письмо является важной частью процесса и может быть необходимо приложить к различным документам, таким как налоговые декларации, отчеты и другие документы.
Сопроводительное письмо имеет несколько целей:
- Указать, куда и кому адресована отправляемая документация: В письме нужно указать адрес и полное наименование налоговой организации, а также данные контактного лица, куда будет отправлен документ.
- Описать, что прилагается к сопроводительному письму: В письме следует указать перечень всех прилагаемых документов, чтобы налоговая организация могла проверить их наличие и соответствие.
- Объяснить цель отправки документации: В сопроводительном письме можно указать зачем отправляются прилагаемые документы, например, подача налоговой декларации, предоставление отчетности и т.д.
Правила оформления документа
Согласно требованиям к переписке, исходящая документация, относящаяся к корреспонденции, должна оформляться на бланках учреждения. Здесь обязательно указываются реквизиты организации и дополнительная контактная информация.
Образец формы сопроводительного письма к документам найти проблематично, поскольку допускается ее свободное оформление. Но при этом требуется соблюдение определённых требований деловой переписки, а также бланк не должен содержать двусмысленных формулировок.
Текст рекомендовано начинать с обращения: «Направляем (или высылаем) Вам» с дальнейшим общим наименованием пакета бумаг, к которым прилагается сопроводительное письмо. Дальше нужно написать инструкции адресату относительно того, в какой срок ожидается ответ.
Сопроводительное письмо к договору, образец
Общество с ограниченной ответственностью «Стандарт» 115162, Москва, улица Шаболовка, дом 11, офис 12 инн 7711111122, кпп 77114115122, ОГРН 5071115541317
№ отчета 12 от 12. 04. 2018, Филиал 1 ООО, «Стандарт»
№ 305023, г. Курск, ул.
Дальнейшие действия в отношении договора.
Вам будет направлена копия договора № от 19 сентября 2018 г., 45 с телестатьей для переноса процесса подписания. Юридическая служба рассмотрела Договор на соответствие. Текст согласован и может быть подписан.
После получения прототипа, копию подписанного договора необходимо направить в юридический отдел управляющей компании в течение трех дней с момента подписания.
Сюрприз для заявителей – физических лиц
Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.
Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.
Заключение договора в электронной форме через сайт электронной торговой площадки (ЭТП) предусмотрено только для аукционов в электронной форме. От заказчика не требуется составление дополнительных актов, кроме как оформить по итогам аукциона контракт и направить его участнику на подпись. В этот момент понадобится образец сопроводительного письма о направлении документов.
По остальным же видам торгов договор может быть заключен в письменной форме без непосредственно программно-аппаратного комплекса ЭТП. При этом на заказчика возложена обязанность направить победителю договор с приложением протокола рассмотрения и оценки заявок. Целесообразно при этом составить сопроводительное письмо с указанием сроков подписания договора, необходимых приложений (платежное поручение, банковская гарантия), а также последствий уклонения от заключения контракта.
Поставщик может направить протоколы разногласий. В этом случае заказчик также составляет сопровод, отображающий, что контракт составлен с учетом требований поставщика, или же акт, содержащий информацию по аргументированному отказу учесть полностью или частично замечания поставщика.
Не стоит забывать и о сопроводе, направляемом в финансовые органы для получения согласования в заключении контракта (единственная заявка на участие в конкурсных процедурах, согласно п. 25 ч. 1 ст. 93, пример сопроводительного письма к документам о согласовании утвержден Приказом Минэкономразвития от 31.03.2015 № 189).
Входящее сопроводительное письмо
Поскольку чаще всего сопроводительное письмо составляют при передаче документов, а сроки в госзакупках играют большое значение, имеет смысл разработать бланк не только для отправки, но и для получения. Он пригодится, если отправитель никак не прокомментировал документацию. Главная цель — опись полученных бумаг. Если впоследствии возникнут разногласия, подобная бумага поможет их разрешить. В бланк письма внесите следующую информацию:
- список документов из полученного пакета;
- дату и время получения;
- данные отправителя (в том числе, кто непосредственно передал пакет). Если доставка через курьерскую службу, обязательно укажите Ф.И.О. курьера и реквизиты организации-перевозчика;
- данные получателя (кто принял пакет с документацией).
Можно добавить дополнительную информацию, например, срок, в который дадите ответ. В конце статьи можно скачать бланк такой описи.
Назначение сопроводительного письма к документам
Образец сопроводительного письма должен быть на любом предприятии. Многие компании предпочитают разрабатывать свои образцы, в других фирмах в качестве основы используют шаблоны из интернета. В письме находит отражение перечень отправленной документации и краткое описание. Подобная бумага отправляется, когда в документах отсутствует адресная часть.
Важно подчеркнуть, что информационная нагрузка в письме отсутствует, его функция заключается в:
- Подтверждении какого-либо события;
- Обозначении перечня предоставленных бумаг;
- Определении дальнейших действий адресата;
- Установлении срока, отведенного на исполнение определенных действий.
Написание сопроводительного письма продиктовано деловым этикетом. Сопроводительные письма уместны при отправке договоров в государственные органы и многие другие. Это облегчает задачу при необходимости подтверждения передачи пакета, а также обращения внимания на важные моменты. Вы можете передать просьбу, обозначить перечень необходимых действий и определить сроки ответных мероприятий.
Сопровождение уместно при отправке:
- Акта сверки;
- Договора на подпись;
- Документации в налоговую;
- Кадровых документов;
- Коммерческих приложений;
- Отчетов в контролирующие органы;
- Исполнительной документации и др.
Такое сопровождение может прилагаться к бумагам, которые вы передаете лично, либо с курьером, а также обычной или электронной почтой. Документ составляется секретарем, либо сотрудником, который отвечает за отправленные бумаги.
Одна из главных функций письма – перечисление документов.
В нем указываются не только наименования всех бумаг, но и количество листов, на которых они составлены, число копий, наличие приложений. Сопроводительное письмо составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается у отправителя, на нем указывается дата и время получения письма адресатом.
Роль сопроводительного письма огромна:
- Получатель никогда не скажет, что документация не была получена;
- Текст всегда обратит пристальное внимание адресата на сам договор;
- При получении конверта сотрудники компании внесут номер в свой журнал входящей корреспонденции.
Все это во многом облегчает работу, особенно, когда речь идет о необходимости заключения договора.
Сопроводительные письма — это особая форма общения.
- Краткое и четкое обновление получателя с целью отправки информации, действия, которые необходимо совершить получателю: подписание, экзамены, ответы, контракты, прием документов, платежи и т.д.
- Определите состав отправляемого или передаваемого документа, запишите количество и перечислите название отправляемого документа.
- Контактная информация отправителей и контактные данные
- Если требуется, предоставьте информацию о сроках, в течение которых получатель должен принять меры в отношении отправленной информации — Если требуется, предоставьте информацию о сроках, в течение которых получатель должен принять меры в отношении отправленной информации
- Предоставляет информацию о документе или лицах, участвовавших в подготовке данного выпуска.
Тело начинается с одного из трех утверждений: отправить, послать и предоставить.
Считается, что каждый из них соответствует определенному типу получателя.
| Тип рецепта | Тип получателя |
| Положения. | Как правило, это используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящую инстанцию, организацию с более высоким статусом, чем у отправителя, например, в ССТ, пенсионный фонд или арбитражный суд. |
| Отправить по адресу. | Для отправки в организации или подчиненным, имеющим более низкий статус, чем отправитель: филиалы, офисы, отделы. |
| Отправить по адресу. | Используется для отправки сообщения организации с таким же статусом, например, партнеру, конкуренту или клиенту. |
Далее объясните цель отправки, четко указав, что получатель должен сделать с содержимым посылки и полученной информацией.
Обложка документа Вот несколько примеров формулировок, с которых можно начать письмо Образец открытия основной части письма.
Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:
-
сообщение о направлении документов,
-
просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).
Первая часть обычно так и начинается:
-
«Во исполнение… направляем вам…»,
-
«Высылаем вам…»,
-
«Представляем вам…».
Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.
Вторая часть может содержать следующие слова:
-
«Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
-
«Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
-
«Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».
Вы видите объявление о вакансии от работодателя своей мечты. Название должности совпадает с вашей текущей должностью. До сих пор вы были очень успешным профессионалом.
Это означает, что для получения этой работы вам просто нужно продемонстрировать свои лучшие качества в сопроводительном письме, верно?
Неправильный!
Ваше сопроводительное письмо не является трофеем.
Так-
Что написать во втором абзаце сопроводительного письма?
Вам нужно получить от менеджера по найму именно то, что она ищет. Вы должны показать, что собираетесь удовлетворить конкретные потребности компании .
Помните Джейн, нашего кандидата в менеджеры по цифровому маркетингу? Компании XYZ, в которую она обращается, необходимо:
- Прежде всего, опытный менеджер по цифровому маркетингу (1) .
- И, кроме того, кто-то, кто будет курировать разработку своего нового онлайн-портала (2) .
Давайте посмотрим, как Джейн удалось показать, что она одновременно (1) и (2) .
Образец сопроводительного письма к заявлению о приеме на работу в цифровом маркетинге:
На моей нынешней должности в ABC я курировал все этапы наших инициатив в области интернет-маркетинга, как технические, так и творческие (1) . В прошлом году моей ключевой задачей было разработать и оптимизировать девять продуктовых веб-сайтов для наиболее стратегических продуктов ABC и улучшить наши результаты SEO, а также улучшить UX (2) . Вот и мы через год:
- Восемь из девяти веб-сайтов, которые я оптимизировал, достигли и заняли свое место в тройке лучших результатов в Google (2) . Это обычные, неоплачиваемые результаты по 10+ ключевым запросам;
- Входящий трафик поисковых систем на все девять веб-сайтов составляет 47% от общего органического трафика (2) по ключевым словам и фразам.
После того, как вы написали основную часть сопроводительного письма, вам просто нужно сделать официальное завершение в самом конце.
Напишите «искренне» и укажите свое полное имя. Добавлять собственноручную подпись не обязательно, но рекомендуется для более официальных сопроводительных писем.
Если вы не являетесь поклонником поношенного слова «искренне», не стесняйтесь использовать любой из следующих синонимов:
Образцы подписей сопроводительного письма:
- Спасибо,
- С наилучшими пожеланиями,
- С уважением,
- Искренне,
- С наилучшими пожеланиями.
Те, которые перечислены выше, будут вашими самыми безопасными ставками. Все еще не то, что вы ищете?
- Спасибо за внимание,
- С уважением,
- Искренне Ваш,
- С уважением,
- С уважением.
Налоговая отчетность за 2023 год
Для правильного составления налоговой отчетности необходимо учесть все изменения налогового законодательства за 2023 год. Важно заполнить все разделы отчетности, указав необходимые данные и суммы точно и без ошибок.
Важным элементом налоговой отчетности является правильный расчет налоговой базы и определение суммы налоговых платежей. В некоторых случаях может потребоваться представление дополнительных документов, подтверждающих информацию, указанную в отчетности.
Получение справки от налоговой службы о надлежащее заполненной и представленной налоговой отчетности может быть важным подтверждением соблюдения налогоплательщиком своих обязанностей.
При подготовке налоговой отчетности за 2023 год рекомендуется обратиться за консультациями к специалистам в области налогового права или налогового учета, чтобы избежать возможных ошибок и проблемных ситуаций при взаимодействии с налоговой службой.
Обратите внимание: налоговая отчетность за 2023 год должна быть представлена в налоговую службу в установленные сроки для избежания штрафов и санкций.