Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: составляем служебную записку на премирование». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Какой бы ни была служебная записка на премию за хорошую работу, решение о поощрении принимает исключительно руководитель. И если он ставит визу «отказать», спорить сложно. Но такое решение необходимо все-таки обосновать.
Нюансы о премировании
Надо понимать, что достижение высоких результатов — не всегда заслуга одного человека или отдела. В записке надо указывать всех сотрудников, и выплаты должны получить все: и работники отдела рекламы, и юристы, и бухгалтер. Суммы обычно отличаются, если только предприятие не установило фиксированные суммы.
Если возникает необходимость поощрить новичка, то обычно пишут служебную записку на фиксированную премию на испытательном сроке, которую заранее прописывают в положении о премировании. Если работники выполняют одинаковые функции, занимают одинаковые должности, размер премии для них надо делать одинаковым. Иначе легко доказать дискриминацию и привлечь работодателя к ответственности.
Обратите внимание на сроки выплат, в которые перечисляют премии. В докладных записках о премировании об этом не говорят, потому что сроки обычно указывают в ЛНА, к примеру, по итогам прошедшего года — до 28 (29) февраля следующего года. Если речь идет о нерегулярных выплатах, допустим, в связи с заключением крупной сделки, то стоит оговорить, когда человек получит обещанное.
Служебная записка на премию
Служебная записка представляет собой вид внутреннего документа организации, с помощью которого можно оперативно решать служебные дела. Её цель – уведомление лица о какой-то проблеме, событии либо внесении предложения. Служебная записка о поощрении сотрудников составляет по внутренним правилам той или иной компании, так как единого унифицированного шаблона подобного документа не существует. Так, в ней должны отображаться следующие ведомости:
- адресат с указанием ФИО человека, а также его должности;
- данные составителя бумаги;
- наименование документа, его номер и дата составления;
- суть вопроса;
- предложение либо ожидаемые действия адресата;
- подпись составителя.
Как правильно написать?
Служебная записка является формой внутреннего документооборота, позволяющей оперативно решать текущие производственные ситуации. Целью написания этой деловой бумаги является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий.
При подготовке служебных записок о премии и её лишении, придерживаются общих рекомендаций написания подобного рода документов внутренней деловой переписки.
Структура служебных записок составляет:
- Указание адресата (в правом верхнем углу официальной бумаги пишется фамилия, имя, отчество, а также должность лица, которому направлено обращение).
- Указание фамилии, имени, отчества и должности составителя документа.
- Наименование документа и его номер с датой составления.
- Изложение сути вопроса.
- Предложения либо указание на ожидаемые действия со стороны адресата.
- Подпись составляющего лица с её расшифровкой (фамилия, инициалы и должность).
После написания и проверки записки, она передаётся вышестоящему начальству, которое должно отреагировать на документ на протяжении 10 дней.
Кроме того, передать записку лучше через секретаря или же отослать заказным письмом, чтобы входящий документ был зарегистрирован должным образом.
По направленности записки могут быть различного типа:
- жалоба;
- вывод;
- просьба.
При написании служебных записок относительно финансовых вознаграждений используются:
- Служебная записка-вывод – для награждения работника с указанием, например, количества дел, выполненных сверх нормы, за которые его можно наградить, о чём и ходатайствует руководитель.
- Служебная записка-просьба используется для прошения о совершении каких-либо действий, в нашем случае – о премии для себя за отлично выполненную работу или выполнение большого объёма заданий.
- Служебная записка-жалоба для обоснования лишения сотрудника премиальных выплат.
Единых требований к служебным запискам, утверждённых законодательно, не существует, поэтому компания вправе сама разрабатывать шаблоны, удобные для её заполнения, или же допускать свободную форму изложения с учётом делового информационного стиля. Ниже можно ознакомиться с примерами и образцами служебных записок.
Заявление или служебная записка — в какой форме подать ходатайство о начислении премии?
При подготовке документов на премирование прежде всего нужно определить форму, в которой будет подано ходатайство. Иногда начальство просто предлагает работнику написать заявление о выдаче премии и завизировать его у вышестоящих руководителей. Однако такой подход является неверным и не может быть применен на практике.
Заявление — это документ, содержащий волеизъявление работника организации, а не ее руководителя. Служебная же записка — это бумага, выступающая в качестве средства деловой переписки между структурными подразделениями компании. Как правило, служебки составляются руководителями отделов, цехов, служб, групп и т. д. Решение о премировании при этом принимается руководством предприятия (в данном случае инициатива о начислении поощрения исходит от начальника структурного подразделения) — а это значит, что соответствующее ходатайство может быть подготовлено только руководителем, но не самим сотрудником. Для того чтобы минимизировать риск возникновения ошибок и неточностей в готовом документе, лучше использовать заранее подготовленный бланк.
Предпосылки для написания служебной записки о премировании
Решение о премировании в строгом порядке согласовывается с руководством организации.
Основания для решения о выплате премии:
- перевыполнение плана или же выполнение в кратчайшие сроки;
- высокий профессионализм в работе;
- особые достижения и профессиональные успехи сотрудника компании;
- поощрение за активную внутри коллективную деятельность — организация совместных мероприятий с коллегами и прочее;
- волонтерство и работа на общественных началах на благо организации;
- грамотное расходование ресурсов компании во время рабочего процесса — сокращение материальных и временных затрат;
- рациональное использование личных и организационных ресурсов на достижение результатов в профессиональной деятельности.
Структура служебной записки
Основное предназначение этого документа внутреннего оборота — это уведомление вышестоящего руководства о внесении предложений о денежном вознаграждении (премировании) сотрудника. Оформляется в письменной виде в свободном формате, но также возможна разработка фирменных бланков внутри организации.
Рассмотрим основные пункты, которые должны быть указаны в служебной записке о премировании:
- Адресат — в левой верхней части документа указываются ФИО, а также должность руководителя организации.
- Составитель — ФИО и должность указываются в левой части под данными адресата.
- Название документа — пишется в центре, а также указывается его дата составления и номер.
- Описание — излагается в развернутом виде суть документа, то есть предложение о премировании сотрудника организации.
- Подпись (с расшифровкой) и печать составителя — ставятся в нижнем правом или левом углу записки.
Как и другие документы служебная записка должна быть зарегистрирована во входящей документации руководителя организации.
Итак, служебная записка о премировании должна давать исчерпывающую информацию о:
- сумме выплаты и способах ее расчета;
- сроках осуществления выплат;
- периоде премирования — разовое или систематическое;
- обосновании для начисления материального поощрения сотруднику;
- источнике премии, это могут быть стимулирующие выплаты или же сумма заключенной сделки.
Основания для премирования работников
К основным поводам для премирования сотрудников относят:
- выполнение поставленного плана или перевыполнение;
- качество выполнения работы;
- высокие достижения;
- личные заслуги, успешная работа в коллективе;
- досрочное выполнение поставленной задачи;
- грамотное распределение времени и трудовых ресурсов.
В качестве некоторых случаев премирования также можно выделить следующие:
- Количественные данные, например, за выполнение поставленного плана по выпуску продукции, сокращение времени на ремонт, задействование меньшего числа работников.
- Качественные показатели, например, улучшение качества выполняемых услуг или продукции, уменьшение количества бракованной продукции.
- Экономия ресурсов – снижение затрат, используемого количества сырья.
- Рациональность – освоение новых технологий в короткие сроки, применение новых технологий и т.д.
Помимо этого, директор компании может установить, что премирование сотрудников происходит при отсутствии недостатков в работе, каких-либо сбоев или при перевыполнении плана.
Премия может устанавливаться как в фиксированном размере, так и в виде процента от оклада сотрудника. Оцениваться при принятии решения о премировании может как каждый работник, так и отдел в целом. Если премия назначается в индивидуальном порядке, то выплачиваться она может за следующие показатели:
- успешное выступление на конференции;
- презентацию компании;
- выполнение срочного задания;
- успешное проведение переговоров;
- использование творческого подхода к работе;
- улучшение показателей;
- привлечение новых партнеров;
- улучшение показателей конкурентоспособности компании и т.д.
Также премирование возможно по определенным датам и значимым событиям, например:
- день рождения или юбилей;
- свадьба сотрудника;
- рождение детей;
- работа в компании продолжительное время.
Составляем документы грамотно: образец служебной записки
Шаблон служебной записки обязательно содержать:
- подробные данные, реквизиты организации;
- данные руководителя, которому адресован документ;
- кто подает представление на поощрение (фамилия, имя, отчество и должность непосредственного руководителя либо сотрудника кадровой службы);
- данные поощряемого работника (фамилия, имя, отчество работника, его должность);
- рекомендуемые форма, метод премирования;
- мотивы поощрения (часто прилагаются сведения о стаже сотрудника, отсутствии штрафов и взысканий за время работы, перечень рабочих достижений человека);
- подпись сотрудника, подающего представление;
- дата подачи представления.
Это обязательные пункты, которые должны присутствовать в представлении. Даже если оно делается в свободной форме, эта информация должна отражаться. Дополнительно понадобится информация от кадровой службы об отсутствии нарушений трудовой дисциплины.
Другие виды поощрений
Руководство может использовать в качестве поощрения своих работников не только премии в денежном эквиваленте. Причем порядок оформления документов в этом случае такой же, как и при выдаче бонусных денег. Главная особенность, по сути, одна: будет указан другой вид поощрения.
Способ вознаграждения для своих сотрудников руководитель организации выбирает сам. Это могут быть не только те разновидности, которые закреплены в Трудовом кодексе (ст. 191), но и те, которые входят в перечень возможных вариантов поощрения. Их прописывают во внутренних документах. А именно:
- коллективном договоре (в отдельном разделе);
- трудовом договоре;
- правилах внутреннего трудового распорядка;
- положение о премировании.
Вне зависимости от способа изложения условий о поощрениях, используемых на предприятии, в документе должны быть ответы на такие вопросы:
- кто имеет право поощрять сотрудников;
- какие разновидности поощрений могут быть использованы, за что они положены;
- можно ли использовать сразу несколько поощрений к одному работнику;
- как делать расчет суммы причитающейся сотруднику премии;
- какие документы и как должны быть оформлены.
Также см. «Как рассчитать квартальную премию: правила».
При составлении локальных актов, в которых отображают информацию о возможных способах премирования, должен присутствовать сам работодатель (он утверждает эти документы) и представитель от трудящихся (в соответствии со ст. 135 ТК РФ).
Если предприятие использует определенную систему премирования, то данные о возможных поощрениях лучше включить и в трудовые договоры с работниками.
Как составить служебку
Образец ходатайства о премировании сотрудников должен содержать информацию:
Информацию излагают в свободной форме, придерживаясь правил деловой переписки. Избегайте лишних деталей, но приведите аргументы, которые обосновывают поощрение. Образец текста служебки на премию за хорошую работу может выглядеть так: « Прошу премировать учителя танцев Иванова И.И. за высокий вклад в подготовку отчетного годового концерта. Благодаря стараниям Иванова И.И., ученики показали высокий класс по всем танцевальным дисциплинам и привели в восторг комиссию во главе с губернатором края. Как следствие, губернатор организовал гастроли наших танцевальных коллективов по всей области, что принесло дополнительную прибыль в бюджет учебного заведения и позволило сделать ремонт в танцевальных залах и оборудовать компьютерный класс. Считаю необходимым наградить Иванова И.И. денежной премией в размере 100 000 (сто тысяч) рублей».
Служебка на поощрение работника образец
Служебные записи требуются для внутреннего документооборота. Законодательством не установлено единой формы, работодатель заполняет шапку и основную информацию, которая соответствует внутренним актам. Документ заверяется датой и подписью.
В записке требуется указать полноценную информацию о сотрудниках и их заслугах. Требуется подробно расписать причины премирования, чтобы не было возможности понять формулировки двояко.
Если выплата поступает в качестве поощрения за хороший труд, например, за повышение процента продаж или перевыполненный план, руководители составляют докладные записки на имя основателя организации.
Если у гражданина юбилей, например, 45 лет, требуется оформить ходатайство на имя руководителя с просьбой перевести материальную поддержку за многолетний труд. Например, сотрудник вправе запросить премию за особый вклад в развитие дела, но только если юбилейные даты прописаны во внутренней документации.
Законодательством установлена единая форма Т-11, которую не обязательно использовать, но она значительно упрощает заполнение служебной записки.
- информация об организации в шапке документа;
- название бумаги;
- дата и номер документа;
- причины премирования;
- данные сотрудника или нескольких работников, которые должны получить вознаграждение, с оформлением должности;
- указать сумму премии или процент от зарплаты, который получит сотрудник;
- ставится подпись, ФИО и должность исполнительного лица, который составил документ;
- прописывается дата составления;
- графа для подписи руководителя, можно оставить место для подписи начальников отдела.
Законом не установлено формулировок, за которые сотрудник может получить премию, руководитель самостоятельно устанавливает причины и основания для поощрения работников.
Процедура ведения нужных документов для премирования работников должна быть строго регламентирована. Она может быть урегулирована:
- частично – законодательством;
- в основном – правилами, установленными в организации.
Сам процесс поощрения работников на предприятии обычно идет следующим образом.
- Сначала составляют ходатайство на премирование работника, образец которого лучше изучить заранее, чтобы избежать неточностей и ошибок. Такой документ еще называют представлением. Бумагу пишут на имя руководителя организации, начальника кадрового отдела или иного лица, имеющего полномочия в части премирования.
- Руководитель делает надпись на указанном документе в виде распоряжения удовлетворить ходатайство.
- Составляют соответствующий приказ.
- Запись о вознаграждении обязательно вносят в личную карточку и трудовую книжку сотрудника. Это необходимо сделать не позднее недели после выхода приказа.
В трудовую книжку не вносят данные только о тех премиях, которые:
- относятся к оплате труда;
- выдаются систематически.
Другие виды поощрений
Руководство может использовать в качестве поощрения своих работников не только премии в денежном эквиваленте. Причем порядок оформления документов в этом случае такой же, как и при выдаче бонусных денег. Главная особенность, по сути, одна: будет указан другой вид поощрения.
Способ вознаграждения для своих сотрудников руководитель организации выбирает сам. Это могут быть не только те разновидности, которые закреплены в Трудовом кодексе (ст. 191), но и те, которые входят в перечень возможных вариантов поощрения. Их прописывают во внутренних документах. А именно:
- коллективном договоре (в отдельном разделе);
- трудовом договоре;
- правилах внутреннего трудового распорядка;
- положение о премировании.
Вне зависимости от способа изложения условий о поощрениях, используемых на предприятии, в документе должны быть ответы на такие вопросы:
- кто имеет право поощрять сотрудников;
- какие разновидности поощрений могут быть использованы, за что они положены;
- можно ли использовать сразу несколько поощрений к одному работнику;
- как делать расчет суммы причитающейся сотруднику премии;
- какие документы и как должны быть оформлены.
При составлении локальных актов, в которых отображают информацию о возможных способах премирования, должен присутствовать сам работодатель (он утверждает эти документы) и представитель от трудящихся (в соответствии со ст. 135 ТК РФ).
Если предприятие использует определенную систему премирования, то данные о возможных поощрениях лучше включить и в трудовые договоры с работниками.
Помните, что составление ходатайства о премировании – обязанность непосредственного руководителя человека (если, конечно, работник того заслуживает). При необходимости такое представление может быть заменено аналогичной служебной запиской.
Варианты премирования
Оплата труда у каждого конкретного работодателя может формироваться из нескольких составных частей (ст. 129 ТК РФ):
- самой зарплаты, предназначенной для оплаты выполняемых трудовых обязанностей;
- доплат, компенсирующих работу в определенных условиях труда;
- стимулирующих выплат, направленных на поощрение трудовых достижений.
Состав применяемой системы оплаты за труд фиксируется в специальном внутреннем нормативном акте работодателя (положении об оплате труда или коллективном договоре). В этом же документе или в отдельном, именуемом положением о премировании (или о стимулирующих выплатах), записываются правила назначения и выплаты премий (ст. 135 ТК РФ). Для отдельных работников, премирование которых происходит в индивидуальном порядке, эти правила могут быть внесены в трудовые договоры с ними.
Когда стимулирующие выплаты входят в систему оплаты труда, они имеют регулярный характер и выплачиваются с определенной периодичностью за определенные показатели. К их числу относятся, например, премии ежемесячные, ежеквартальные, ежегодные, на которые право у работника возникает, если:
- работодателем достигнуты определенные финансовые показатели, дающие возможность осуществить выплату премиальных;
- работником выполнены все условия, при которых он может претендовать на получение премии;
- отсутствуют причины для лишения работника возможности получить премию.
Вместе с тем система оплаты труда может предусматривать и выплату премий разового характера, которые будут связываться с определенными нерегулярно возникающими событиями. К ним возможно отнесение событий как связанных с достижениями в трудовой деятельности, так и не связанных с ней. В число последних входят, например, премии к юбилеям, праздничным датам.
В каких случаях можно премировать сотрудника
- сроки выплат;
- частота выплат;
- причины премирования;
- характер выплат – разовый или постоянный;
- Устанавливается период выплаты (с ближайшей заработной платой, по окончании квартала, года).
- Производится расчет суммы, в зависимости от установленных условий (фиксированная ставка, процент от зарплаты, процент от выполненный работы или от работы сверх нормы).
- Составляется служебная записка в соответствии с разработанным ГОСТом, этот документ фиксируется в документообороте после согласования с руководителем фирмы.
Процедура ведения нужных документов для премирования работников должна быть строго регламентирована. Она может быть урегулирована:
- частично – законодательством;
- в основном – правилами, установленными в организации.
Сам процесс поощрения работников на предприятии обычно идет следующим образом.
- Сначала составляют ходатайство на премирование работника, образец которого лучше изучить заранее, чтобы избежать неточностей и ошибок. Такой документ еще называют представлением. Бумагу пишут на имя руководителя организации, начальника кадрового отдела или иного лица, имеющего полномочия в части премирования.
- Руководитель делает надпись на указанном документе в виде распоряжения удовлетворить ходатайство.
- Составляют соответствующий приказ.
- Запись о вознаграждении обязательно вносят в личную карточку и трудовую книжку сотрудника. Это необходимо сделать не позднее недели после выхода приказа.
В трудовую книжку не вносят данные только о тех премиях, которые:
- относятся к оплате труда;
- выдаются систематически.