Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Архивные услуги для арбитражных управляющих». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обработка массива документов для передачи упрощается, если в компании существует грамотно организованный архив и отлажен процесс его пополнения. В таком случае остается провести обработку сведений, которые еще не вошли в архив, а также сверку готовых дел.
Что входит в упорядочение документов?
Архив на хранение принимает только упорядоченные документы. Вот что под этим подразумевается:
- проведение экспертизы ценности документов;
- уточнение их фондовой принадлежности;
- формирование дел;
- оформление дел;
- создание научно-справочного аппарата (НСА): описи передаваемых дел, предисловия к описи, исторической справки. Причем многие из этих и других документов предусматривают их подписание составителем. Если вы заключили договор на проведение соответствующих работ с организацией, то в подписи составителя будет значиться должность сотрудника этой сторонней организации (как в Примере 10); а если гражданско-правовой договор с конкретным исполнителем-физлицом, то в подписи должность не указывается (как в Примере 12). Во избежание лишних переделок документов данный момент важно сразу согласовать с архивом, который будет принимать ваши документы!
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Сдача документов в архив при ликвидации организации
Процесс сдачи в архив является многоэтапным, при этом следует неукоснительно соблюдать порядок передачи архива (выражаясь иначе, чередование этапов). В первую очередь выполняется экспертиза практической и научной ценности передаваемых документов, после чего отобранные дела включаются в так называемую сдаточную опись.
Мнение о том, что такая опись может иметь произвольную форму, является глубоко ошибочным: ее форма определена на законодательном уровне и должна строго соблюдаться. Свои требования установлены и в отношении формы обложки дела длительного хранения. Они содержатся в соответствующих правилах, которые так и называются — «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования». Надо не забывать, что в случае ненадлежащего оформления документов принимающая сторона имеет основание не принять документы на хранение. Порядок сдачи документов в архив подразумевает также создание научно-справочного аппарата на передаваемый архив.
Итак, мы видим, что порядок передачи документов в архив весьма сложен и требует учета множества особенностей. Практический опыт показывает: попытки руководства предприятия выполнить соответствующие мероприятия силами своих сотрудников чаще всего приводят к значительным потерям рабочего времени и при этом далеко не всегда оказываются результативными.
1. Позвонить нам для определения стоимости услуг по сдаче документов в архив.
2. Заключить с нами договор.
3. Определить дату и время начала работ.
Услуги антикризисного управляющего от компании №1 в Беларуси
Приведем список часто встречаемых проблем на этапе архивирования и работы с архивом бумажных документов:
Таблица 1 — Проблемы бумажного архива документов
| Проблема | Описание и последствия |
| Потеря документа | Проблема может возникнуть как до отправки документа в архив, так и после. Это чревато неприятностями и потерями для бизнеса. |
| Медленный поиск по архиву | Большое количество документов усложняет поиск нужного экземпляра и занимает много времени. Бухгалтер на протяжении нескольких часов может перебирать стопки бумаг. |
| Высокие затраты на аренду помещения | Для архива документов приходится арендовать или строить отдельные помещения — это лишние затраты, которых нужно избегать. |
| Отсутствие централизованного хранилища | Территориально разделенной сети представительств и филиалов одной организации необходимо либо организовывать несколько архивов на местах, либо же собирать все документы в одном месте, что неудобно и затратно. |
| Отсутствие возможности совместной работы с одним экземпляром документа | Нескольким сотрудникам нужно работать с одним документом, поэтому делаются копии — а это дополнительные финансовые затраты. Что делать, если в разных филиалах потребовался оригинал одного и того же документа одновременно? |
| Нет поддержки версионности документов | Если документ уже отправлен в архив, а позднее в него внесли изменения, то нужно старую версию заменить текущей. В таком случае нужно найти требуемый документ, оформить новый, списать старый. Может получиться так, что в архиве документ не заменен новой версией, что при налоговых проверках грозит штрафами и санкциями для бизнеса. |
| Отсутствует режим работы в реальном времени | Присутствуют затраты времени на поиск и отправку документов, а также доставку документов из архива и в архив. |
| Трудоемкий процесс подготовки налоговой и аудиторской отчетности | На подготовку к сдаче налоговой отчетности уходит много времени. Приходится искать востребованные документы, перебирая кипы бумаг. В территориально рассредоточенных филиалах сложности усугубляются рассредоточенностью документов. |
| Крайне низкий уровень конфиденциальности | Практически любой сотрудник может получить доступ к документу, который не предназначен для просмотра третьими лицами. |
| Неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям | В случае возникновения чрезвычайных ситуаций (пожар, кража, стихийное бедствие), бумажный архив финансовых документов предприятия оказывается крайне незащищенным. |
| Низкий уровень структурированности | Зачастую документы отсортированы неверно, находятся не в тех местах, где должны. Это затрудняет дальнейшую работу с архивом. |
Сдача документов в архив при банкротстве
Все документы ликвидированного предприятия по учету труда и заработной платы и расчетам с персоналом (приказы, личные карточки, лицевые счета по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости) сдаются в государственный или муниципальный архив по юридическому адресу организации. Прием документов в архив фиксируется актом приёма-передачи. Напомним, что срок хранения документации, относящейся к исчислению трудового стажа, заработка и т.п. оформленной до 2003 года, составляет 75 лет. Аналогичные документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет. Это дает право заинтересованным лицам обращаться в архив за уточнением сведений при исчислении, например, трудового стажа.
Часто у людей возникает вопрос, как поступить с документами, не принятыми в государственный или муниципальный архив. Ведь срок хранения документов не истек, а юридическое лицо прекратило работать.
Вариант 1. Найти место у себя и хранить, пока срок хранения не истечет. Обращаем ваше внимание, что срок хранения большинства документов не изменяется при ликвидации и составляет не менее 5 лет.
Вариант 2. Систематизировать и обработать документы с составлением соответствующей описи. Затем передать на депозитарное хранение на платной основе в любой архив, оказывающий такие услуги.
Наша компания профессионально оказывает все услуги по обработке, хранению и передаче документов в архив при банкротстве и ликвидации организации. Наш опыт в решении этих вопросов пользуется неизменно высокой популярностью наших клиентов. Сдача документов в архив — важная процедура с необходимостью соблюдения множества требований, предъявляемых к этому мероприятию действующим законодательством.
Процесс сдачи в архив является многоэтапным, при этом следует неукоснительно соблюдать порядок передачи архива (выражаясь иначе, чередование этапов). В первую очередь выполняется экспертиза практической и научной ценности передаваемых документов, после чего отобранные дела включаются в так называемую сдаточную опись.
Мнение о том, что такая опись может иметь произвольную форму, является глубоко ошибочным: ее форма определена на законодательном уровне и должна строго соблюдаться. Свои требования установлены и в отношении формы обложки дела длительного хранения. Они содержатся в соответствующих правилах, которые так и называются — «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования». Надо не забывать, что в случае ненадлежащего оформления документов принимающая сторона имеет основание не принять документы на хранение. Порядок сдачи документов в архив подразумевает также создание научно-справочного аппарата на передаваемый архив.
ВС: при ликвидации юрлица его документы не подлежат безусловному уничтожению
Здесь есть правила для предприятий разного размера. В зависимости от этого завершенность сводной описи считается по разному.
Для небольших организаций сводная опись завершена, если в ее составе находятся ежегодные разделы постоянных документов за 5 лет. Обычно в подобных компаний образуется не больше 200 дел за год. Для остальных случаев сводная опись завершена, если количество заголовков документов достигло 1000 за год или больший период.
У документов разного типа нумерация законченных сводных описей также отличается. В общем виде это выглядит следующим образом:
- Постоянные — №1.
- Временные — №2.
- Личного состава — №3.
Примерно такую же маркировку дела имеют и в электронном виде.
Документооборот — процесс общий и касается большого количества сотрудников организации. Поэтому руководство и ответственные лица должны требовать от каждого работника правильного оформления установленных форм. Помимо этого важно давать практические рекомендации и составлять методические пособия, чтобы у персонала было меньше вопросов.
Нужен и постоянный контакт со специалистами, которые работают с большими объемами документов. Например, лицо, ответственное за архив, в обязательном порядке должно входить в состав экспертной комиссии. Дополнительно требуется поддерживать контакт и с архивным органом, куда будут передавать дела для постоянного хранения.
Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!
Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!
Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов*.
Для организации и проведения ЭЦД создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях помимо ЭК создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе.
Основными функциями ЭК являются:
- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
- рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
- подготовка предложений об изменении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
- методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.
Эти комиссии могут сотрудничать с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) архивного учреждения, в которое будут переданы документы организации. Такое сотрудничество обязательно, если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации. В состав ЭК включают 35 наиболее квалифицированных работников организации и в обязательном порядке – лицо, ответственное за архив.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.
Для оформления дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусмотрены следующие операции:
- подшивка или переплет дела;
- нумерация листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
- оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения можно не оформлять. Достаточно правильно их сформировать для удобного поиска документов в случае необходимости. Документы могут оставаться в скоросшивателе.
В первую очередь документы подшиваются или переплетаются в дело. Предварительно следует удалить все металлические скрепления, булавки, скрепки и прочие лишние предметы из документов для того, чтобы при дальнейшем хранении они, заржавев, не оставили следов и не повредили бумагу.
На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после проведения ЭЦД составляются архивные описи.
Описи составляются отдельно:
- на дела постоянного хранения;
- дела временного (свыше 10 лет) хранения;
- дела по личному составу;
- дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.).
Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.
Заголовки дел переносятся в опись из утвержденной номенклатуры дел. В описи каждому делу и тому присваивается самостоятельный порядковый номер, при этом сохраняется валовая нумерация на несколько лет.
На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах по установленной форме. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах. Описи одобряются сначала ЭК организации, а затем утверждаются ее руководителем.
В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговаривается наличие литерных и пропущенных номеров в нумерации дел в описи.
Сводная опись считается законченной, если число заголовков дел нескольких или одного годового раздела достигло 1000. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.
Каждой законченной описи присваивается номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет № 1, на дела со сроком хранения 10 лет и более – № 2, на дела по личному составу – № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».
Описи дел составляются автоматически из дел, выбранных к передаче в архив, по установленной Правилами хранения форме (рис. 3).
- Приказы по личному составу.
- Личные карточки (форма Т2).
- Трудовые договоры и соглашения.
- Лицевые счета или расчетно-платежные ведомости.
- Табели и наряды работников вредных профессий.
- Акты о несчастных случаях на производстве.
Вместе с этими документами в государственный архив передаются опись дел по личному составу, предисловия к описям и историческая справка организации.
Хранение и уничтожение документов при банкротстве
Предложить подходы по минимизации затрат наобработку и сдачу дел
Отобрать и подготовить документы к передаче вгосударственный архив
Представлять интересы вашей организации привзаимодействии с экспертной комиссией и кураторами архива
В течение 5 (пяти) рабочих дней предоставить актприемки – передачи документов на хранение (для суда)
Предоставить необходимые площади для проведения архивнойобработки документов
Организовать хранение документов, не подлежащихк передаче в государственный архив
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Бытовые услуги • Телекоммуникационные компании • Доставка готовых блюд • Организация и проведение праздников • Ремонт мобильных устройств • Ателье швейные • Химчистки одежды • Сервисные центры • Фотоуслуги • Праздничные агентства
Приведем список часто встречаемых проблем на этапе архивирования и работы с архивом бумажных документов:
Таблица 1 — Проблемы бумажного архива документов
| Проблема | Описание и последствия |
| Потеря документа | Проблема может возникнуть как до отправки документа в архив, так и после. Это чревато неприятностями и потерями для бизнеса. |
| Медленный поиск по архиву | Большое количество документов усложняет поиск нужного экземпляра и занимает много времени. Бухгалтер на протяжении нескольких часов может перебирать стопки бумаг. |
| Высокие затраты на аренду помещения | Для архива документов приходится арендовать или строить отдельные помещения — это лишние затраты, которых нужно избегать. |
| Отсутствие централизованного хранилища | Территориально разделенной сети представительств и филиалов одной организации необходимо либо организовывать несколько архивов на местах, либо же собирать все документы в одном месте, что неудобно и затратно. |
| Отсутствие возможности совместной работы с одним экземпляром документа | Нескольким сотрудникам нужно работать с одним документом, поэтому делаются копии — а это дополнительные финансовые затраты. Что делать, если в разных филиалах потребовался оригинал одного и того же документа одновременно? |
| Нет поддержки версионности документов | Если документ уже отправлен в архив, а позднее в него внесли изменения, то нужно старую версию заменить текущей. В таком случае нужно найти требуемый документ, оформить новый, списать старый. Может получиться так, что в архиве документ не заменен новой версией, что при налоговых проверках грозит штрафами и санкциями для бизнеса. |
| Отсутствует режим работы в реальном времени | Присутствуют затраты времени на поиск и отправку документов, а также доставку документов из архива и в архив. |
| Трудоемкий процесс подготовки налоговой и аудиторской отчетности | На подготовку к сдаче налоговой отчетности уходит много времени. Приходится искать востребованные документы, перебирая кипы бумаг. В территориально рассредоточенных филиалах сложности усугубляются рассредоточенностью документов. |
| Крайне низкий уровень конфиденциальности | Практически любой сотрудник может получить доступ к документу, который не предназначен для просмотра третьими лицами. |
| Неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям | В случае возникновения чрезвычайных ситуаций (пожар, кража, стихийное бедствие), бумажный архив финансовых документов предприятия оказывается крайне незащищенным. |
| Низкий уровень структурированности | Зачастую документы отсортированы неверно, находятся не в тех местах, где должны. Это затрудняет дальнейшую работу с архивом. |
Правовое регулирование
Процесс подготовки необходимых документов и передачи их в архив регламентируется законами № 125-ФЗ от 22.10.04 и № 402-ФЗ от 06.12.11, а также приказами Минкультуры РФ № 558 от 25.08.10 и № 1182 от 31.07.07. Если речь идет о прекращении работы предприятий с длительной историей, применению подлежит также распоряжение Главного архива СССР от 15.08.88. Нормативный акт используется в отношении дел, сформированных в 80–90 годы ушедшего столетия.
Большое значение имеют и договорные отношения (п.10 статьи 23 закона 125-ФЗ). Территориальными подразделениями Федеральной архивной службы РФ от негосударственных организаций принимаются только сведения по личному составу. Остальные бумаги и материалы компании вынуждены хранить самостоятельно. Документы после ликвидации ООО нельзя просто уничтожить. Выходом становится заключение договора. Подписать контракт на оказание услуги можно с государственной структурой или специализированным центром.
Несколько иначе вопрос стоит при реорганизации предприятия. Дела в этой ситуации передаются компании-правопреемнице. Если прекращению подлежит деятельность филиала или представительства, архив просто перемещают в центр. Документацию нужно передать вышестоящей организации по правилам, установленным локальными инструкциями и положениями. В этом случае санкции фирме не грозят.
При завершении субъектом хозяйствования его деятельности все важные юридические и финансовые документы сдаются в архив. Данное правило обязательно как для государственных, так и для частных предприятий.
Необходимость сдачи документации в архив продиктована тем, что после ликвидации компании может возникнуть потребность в поднятии документов, оформленных в процессе ее деятельности.
Например, сотрудник ликвидированной организации потерял трудовую книжку и нуждается в возобновлении информации, указанной в ней.
В данном случае, без обращения в архив за поднятием ведомостей о времени и месте его работы не обойдется.
Этому сотруднику также может понадобиться информация о начисленной ему заработной плате в период существования предприятия при оформлении пенсии.
И такая информация может быть предоставлена только архивом.
У самого руководства и учредителей после ликвидации могут возникнуть спорные вопросы с кредиторами относительно покрытия финансовой задолженности. Без соответствующих квитанций и бухгалтерских документов их разрешить невозможно.
Поэтому и приходится обращаться в архив относительно их предоставления.
К руководству и учредителям ликвидированного предприятия могут возникнуть вопросы у налоговой инспекции и внебюджетных фондов. Ответы на них также будут искаться в документах, сданных в архив на хранение.
Закон РФ о передаче документов в архив при ликвидации компании
Во-первых, порядок действий с документами при ликвидации организации регламентирован архивным законодательством РФ. В данном случае речь идет об Основных правилах работы архивов организаций, одобренных Росархивом 06.02.2002 г., и Федеральном законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». В частности, в последнем документе практическую пользу представляет статья 23 «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами».
Во-вторых, перед началом всякой ликвидации необходимо ознакомиться не только с частным вопросом передачи документов на архивное хранение, но и с общей процедурой ликвидации юридического лица. Она определяется статьей 63 части I Гражданского кодекса Российской Федерации и гл. VI Федерального закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
В-третьих, помимо указанных выше законов обществу с ограниченной ответственностью придется обратиться к положениям статьи 57 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
В-четвертых, если процесс ликвидации происходит в акционерном обществе, то для решения вопроса об обеспечении сохранности документов нужно изучить Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденные постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
Экономколлегия рассказала, можно ли уничтожить документы банкрота
- Приводим в порядок архив отдела кадров
- Опись дел для передачи документов в архив организации
- Оформляем дела на постоянное хранение
- Ответственность за нарушение норм хранения архивных документов: судебная практика
При банкротстве предприятия ответственность за сдачу архива несут конкурсные управляющие. Данная процедура очень сложна для неосведомленных лиц и должна выполняться профессионалами, проще обратиться к нам, чем пытаться что-то сделать самим. Не теряйте времени — оно бесценно! Наша компания при заключении договора обязуется в установленные сроки передать на постоянное хранение особенно ценные и уникальные документы Вашей фирмы. Вся документация пройдет процедуру упорядочения в соответствии с научно-справочным аппаратом.
Сдача документов по личному составу в государственный архив нужна в первую очередь для того, что бы работники могли подтвердить свой стаж и заработную плату. А принимая документы на хранение, сотрудники государственного архива проверяют каждое дело на правильность составления, поэтому нельзя просто привезти и оставить там документы. Нужна архивная обработка, согласно правилам государственного архива. Также у разных подразделений архива имеются в запасе свои, уникальные требования к документам, принимаемым ими на хранение.
Вся кадровая документация, например, личные дела работников, личные карточки Т-2, трудовые договоры ликвидируемой организации, подлежат хранению в государственном архиве. Передача документов в архив при банкротстве в соответствии с законодательством РФ является обязательной. Помимо всего перечисленного, к сформированным делам необходимо прикрепить описи и предисловия к ним. Без такого научно-справочного аппарата Вашу документацию не примет ни один архив.
Посмотреть все статьи
- Внедрение электронного архива
- Сканирование документов A4
- Оцифровка бумажных архивов
- Сканирование документов А3
- Сканирование и распознавание документов
- Электронный архив программа
- Электронный архив проектной документации
- Электронный архив финансовых документов
- Корпоративный электронный архив
- Руководителю
- Бухгалтеру и финансисту
- Юристу
- Кадровику
- Архивисту и делопроизводителю
- Техническому специалисту
- Ликвидатору и арбитражному управляещему
У разной документации есть определенные сроки обязательного хранения. Та, которая содержит информацию о работе сотрудников, хранится дольше всего — 75 лет, а документы созданные после 2003 года — 50 лет, поскольку им на протяжении этого времени может понадобиться информация о трудовом стаже и других обстоятельствах наемного труда. Уставные документы хранятся 5 лет. Другие бумаги, не требующие обязательного хранения после ликвидации или банкротства, следует уничтожить в установленном порядке. Те, которые не требуют обязательной сдачи в архив, нужно сохранить в подходящем месте или передать в коммерческую службу хранения.
- решение и свидетельство о ликвидации или банкротстве;
- личные дела, трудовые контракты, лицевые счета работников;
- приказы о приеме, увольнении;
- документы о льготах, пособиях.
Если на предприятии были вредные условия труда, также понадобится направить в архив всю соответствующую документацию, подтверждающую работу сотрудников и оплату.
Получите доступ к демонстрационной версии ilex на 7 дней
Как правильно подготовить документы к сдаче в архив, как правило, работникам предприятий неизвестно. Документы, подлежащие архивации, должны быть систематизированы и подшиты в соответствии с требованиями государственных стандартов. Передача документов при ликвидации предприятия проходит в несколько этапов и может длиться до нескольких месяцев. Для того, чтобы документы беспрепятственно приняли на хранение в государственный и муниципальный архив, стоит обратиться к профессионалам.
- выделение и систематизация документов к сдаче;
- формирование документов в дела;
- переплет и оформление обложки;
- составление научно-справочного аппарата;
- согласование и сдача документов на хранение.
Начнем с того, что просто собрать все документы, которые есть в организации и сдать в архив нельзя. Для начала нужно выделить из всего объема именно те документы, которые принимаются на государственное хранение. Такими документами являются приказы по личному составу, но опять же не все, личные карточки формы Т-2, Трудовые договоры со всеми дополнительными соглашениями, если есть то и договоры возмездного оказания услуг физическими лицами, и наконец документы по заработной плате. Как только удалось выделить эти документы из общего объема, следует правильно их систематизировать по хронологии и номиналу. Если предприятие было крупное, то только на этом этапе можно зависнуть на неделю, а то и больше.
После систематизации, следует сформировать документы в дела, согласно требованиям принимающего архива. Эти требования могут быть разными, в зависимости от архива, куда будут сдаваться документы, но есть несколько неизменных правил, таких как максимальное количество листов, пронумерованные листы, внутренние описи в определенных видах документов, обязательное присутствие листа-заверителя, с указанием количества листов, листов внутренней описи, ФИО подпись и должность человека, составившего лист заверитель и т.д. Ну и конечно сам процесс переплета и оформления обложек, тоже должен подчинятся правилам.
Работа профессионалов
Именно поэтому передача документов в архив при банкротстве должна осуществляться исключительно профессионалами — таким образом вы сможете сэкономить массу времени, сил, нервов. Наша компания за своими плечами имеет плодотворный опыт архивной деятельности. Мы оказываем широкий спектр архивных услуг, среди которых особое место занимает сдача архива при банкротстве. Доверив передачу документов в архив именно нам, вы можете быть уверены в том, что сдача документов в архив при банкротстве будет осуществлена в кратчайшие сроки и максимально качественно.
Когда компания по тем или иным причинам заканчивает свою деятельность, у руководства и бухгалтерии возникает логичный вопрос: как сдать документы в архив при ликвидации? Ведь в процессе деятельности образовалось достаточно документов, которые подлежат хранению на протяжении определенного времени. На вопрос о том, как сдать документы в архив, могут ответить специалисты нашей компании. Более того, мы возьмем на себя данный процесс.