Образец и бланк табеля учета рабочего времени в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец и бланк табеля учета рабочего времени в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Кто заполняет табель учёта рабочего времени

2. Унифицированные формы табеля

3. Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения

4. Инструкция по заполнению формы Т-13

5. Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) при наличии у работника более двух отклонений в один день.

6. Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»

7. Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13

8. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ТАБЕЛЯ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ПО ФОРМЕ 0504421

9. Какие обозначения использовать при заполнении

10. Как правильно вести табель учета рабочего времени

11. Ответы на частые вопросы:

12. Правила заполнения табеля

Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.

Кто заполняет табель учёта рабочего времени

Крупные организации иногда вводят отдельную должность табельщика. Его обязанность – вести учёт рабочего времени коллег. Он ежедневно вносит данные, по окончании учётного периода подводит итоги, подписывает документ сам и у руководителя (либо главы структурного подразделения), а после передаёт специалисту по расчёту зарплаты.

Главное в работе табельщика – ведение записи фактически отработанных каждым сотрудником часов, фиксация пропусков и внесение этих данных в табель рабочего времени с соответствующими кодами. От этого будет зависеть верность расчёта заработной платы.

Однако самостоятельную штатную единицу для ведения табеля позволяют себе далеко не все организации. Эти функции могут быть закреплены за любым членом коллектива или за несколькими. Если в трудовом договоре или должностной инструкции конкретного работника не прописаны обязанности по ведению этого документа, надо издать соответствующий приказ.

Унифицированные формы табеля

Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 для коммерческих организаций утверждены формы табеля Т-12 и Т-13. Сейчас ведение табеля учёта рабочего времени работников на стандартных бланках необязательно – их можно разработать самостоятельно. Однако традиционные формы удобны, поэтому многие по-прежнему их используют. Скачать чистый бланк обеих форм можно в конце статьи.

Бланки Т-12 и Т-13 равнозначны в том плане, что выбрать можно любой. Однако Т-12 предназначена не только для учёта рабочего времени, но и для расчёта зарплаты. В настоящее время все исчисления проводятся при помощи компьютеров автоматически – считать вручную необходимости нет. Поэтому на практике Т-12 применяется крайне редко. Т-13 более компактная из-за отсутствия раздела для исчисления выплат, поэтому работодатели обычно используют именно её.

Прежде чем познакомиться с заполнением этих форм, расскажем об общих для них моментах.

В форме Т-12 на первой странице приводятся коды – это обозначения в табеле типа рабочего времени или причин отсутствия сотрудника. Коды установлены двух типов – буквенные и цифровые. Работодатель решает сам, какой тип кода будет применять. На практике буквенные удобнее, поскольку более понятны. Например, «Я» – это явка, «Б» – отсутствие по нетрудоспособности (больничный), «ОТ» – отпуск.

Обозначения из формы Т-12 применяются и для заполнения табеля Т-13. Если стандартных кодов недостаточно, их перечень можно расширить. Важно лишь проследить, чтобы дополнительные обозначения, введённые работодателем, были уникальны и не повторяли существующие.

Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения

При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.

Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.

Инструкция по заполнению формы Т-13

Между табелями Т-12 и Т-13 есть несколько отличий, но в целом они идентичны и заполняются по общим правилам. Т-12 допускается вести только для учета отработанных часов, без раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Если предприятие пользуется формой Т-13, то ее надо заполнять полностью, включая дополнительные строки для начисления заработной платы.

Что писать в этой части? Для ее ведения понадобится список цифровых кодов видов оплаты труда, утвержденных Приказом ФНС России №ММВ-7-11/ от 10.09.2015. Он большой, поскольку включает все возможные виды доходов граждан. Но для табеля учета понадобится всего несколько кодов, и они представлены в таблице.

Код дохода	Наименование дохода
2000	зарплата
2012	отпускные
2300	пособие по временной нетрудоспособности

Ведение формы Т-13 аналогично порядку внесения записей в Т-12. Сначала заполняют шапку бланка, затем вписывают сведения о работниках, указывают данные об отработанных часах (порядок, как правильно считать часы в табеле рабочего времени по форме Т-13, ничем не отличается), отмечают количество выходных в течение месяца. То есть первые 15 шагов инструкции надо повторить. По неявкам в течение отчетного периода дополнительно отписываются в графах 10–13, указывая обобщенные данные.

Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) при наличии у работника более двух отклонений в один день.

Заведующий отделом в период с 01.06.2017 по 02.06.2017 исполнял государственные обязанности в связи с осуществлением полномочий депутата в течение 6 ч каждый день. Кроме того, 02.06.2017 он отсутствовал в течение 2 ч на работе с разрешения руководителя.

В соответствии со ст. 171, 172 ТК РФ работодатель обязан освобождать работника от работы с сохранением за ним места работы (должности) на время исполнения им государственных или общественных обязанностей.

В этом случае табель на указанного работника будет заполняться следующим образом:

Должность	Числа месяца
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Итого дней (часов) явок (неявок) с 1-го по 15-е число
16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	Всего дней (часов) явок (неявок)
Заведующий отделом	6	6														12 ч
Г	Г	В	В						В	В	В				2 дн.
			8	8	8	8	8			8	8	8	8	8	92 ч
	В	В	О	О	О	О	О	В	В	О	О	О	О	О	14 дн.
Заведующий отделом		2														2 ч
	А	В	В						В	В	В				1 дн.
															2 ч
	В	В						В	В						1 дн.

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»

После проведения всех необходимых операций специалист должен передать заполненный бланк в бухгалтерию для расчета и начисления заработной платы за указанный период. На основании полученных данных сотрудники бухгалтерии составляют расчетно-платежную ведомость на бланке, подготовленном по форме 0504401, либо расчетную ведомость на бланке, соответствующем форме 0504402.

Обратите внимание! Выбор формы для расчета заработной платы определяется в зависимости от действующих в организации правил документооборота, утвержденных локальным нормативным актом.

В случае, если при проведении проверки корректности сведений, внесенных в бланк учета рабочего времени, уполномоченным специалистом были выявлены неточности или нарушения, он не вправе вносить исправления непосредственно в проверяемую форму.

В этом случае ему необходимо составить так называемый корректирующий табель. Его отличительным признаком является соответствующая маркировка в графе «Номер корректировки». Первому корректирующему табелю присваивается номер 1, а далее нумерация проставляется в соответствии с номерами следующих корректирующих табелей.

Обратите внимание! В случае, если составляется первичный табель, который не подвергался редактированию, в этом разделе проставляется цифра 0.

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13

Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.

Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.

В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ТАБЕЛЯ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ПО ФОРМЕ 0504421

Табеля учета рабочего времени являются документами по личному составу, которые на основании статьи 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской федерации» должны подвергаться архивации. При этом данным законодательным актом установлены следующие сроки хранения:

Если в табеле учитывалось отработанное время только тех сотрудников, которые были трудоустроены на нормальные рабочие условия, он должен храниться в течение пяти лет по окончании года его оформления.
Если работник выполнял трудовые обязательства на вредных или опасных производствах, срок хранения табеля должен составлять пятьдесят лет.

Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом. Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.

Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.

Для органов власти, государственных и муниципальных учреждений, а также внебюджетных фондов, разработан специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н.

Часто у сотрудников кадровой службы могут возникать ситуации, когда необходимо внести изменения в уже заполненный табель. Например, работник не вышел на работу по неизвестной причине, не уведомив своего непосредственного руководителя. Ответственным лицом был проставлен код «30», «НН» — неявка на место работы по невыясненным причинам до прояснения обстоятельств.

Позже стало известно, что сотрудник заболел и оформил лист временной нетрудоспособности у врача. Следовательно, нужно исправить код на более подходящий вариант. Так как законодательной базой четко не прописан алгоритм работы в подобных ситуациях, специалисты рекомендуют действовать согласно следующим инструкциям:

Исправление уже заполненного документа. Уполномоченному лицу необходимо аккуратно перечеркнуть неактуальные пометки, написать правильные и «исправлено», свою фамилию и инициалы, дату и подпись.
Оформление корректировки. Предлагается заполнить новую форму с указанием верных данных и указать в графе, что этот образец – корректирующий.

Какие обозначения использовать при заполнении

Применяйте буквенный или цифровой код. Для удобства рекомендуется заполнять табель учета рабочего времени, используя коды одного типа.

Событие	Буквенный код
Выходные и праздничные дни	В
Работа в ночное время	Н
Выполнение гособязанностей	Г
Очередные и дополнительные отпуска	О
Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам	Б
Отпуск по уходу за ребенком	Р
Часы сверхурочной работы	С
Прогулы	П
Неявки с разрешения администрации	А
Выходные по учебе	ВУ
Учебный отпуск	ОУ
Замещение в 1–3 классах	ЗН
Замещение в группах продленного дня	ЗП
Замещение в 4–11 классах	ЗС
Работа в праздничные дни	РП
Фактически отработанные часы	Ф
Командировки	К

Как правильно вести табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени заполняется уполномоченным лицом. В нем отражаются данные фактически отработанного времени сотрудником, с учетом неявок, сокращений рабочего дня и т.д. Табель ведется в одном экземпляре.

В бланке указывается подразделение компании, ФИО сотрудника, должность, табельный номер.

В соответствии со статьей 5.27 КоАп, за неправильное ведение табеля трудовой инспекцией может быть наложен штраф в размере 1 000- 5 000 руб. на руководство компании и 30 000 — 50 000 рублей на саму компанию.

Выход на работу в праздничные или выходные дни подлежит двойной оплате, либо предоставлению дополнительного выходного дня и, при помощи специального кода РВ, отображается в табеле. Отсутствие на рабочем месте без уважительной причины (прогул) помечается кодом НН, командировки К.

В случае неправильного ведения табеля, Фонд социального страхования может не засчитать затраты предприятия по больничному листу, т.к. необходимо будет подтвердить отработанные сотрудником рабочие дни для расчета вознаграждения.

В 2023 году законодательством не запланировано вносить какие-либо изменения в в форму табеля учета рабочего времени.

Табель учета рабочего времени необходим:

для соблюдения установленных сотрудникам норм рабочего времени. Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности. Нормальная продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в неделю. При этом ТК РФ и иными федеральными законами работникам могут устанавливаться сокращенная продолжительность рабочего времени, режим неполного рабочего времени, а также работа за пределами предусмотренной продолжительности (сверхурочная работа);
для учета и контроля фактически отработанного и (или) неотработанного рабочего времени. Прежде всего, обязанность работодателя вести учет фактически отработанного сотрудниками рабочего времени установлена ст. 91 ТК РФ. Он может вести:

поденный учет — когда у работника одинаковая продолжительность рабочего дня;
еженедельный учет — когда продолжительность ежедневной работы сотрудника разная, но за неделю составляет продолжительность, установленную ТК РФ или иными нормативными правовыми актами;
суммированный учет — когда ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени может быть различной, но за учетный период (месяц, квартал, год) работник должен отработать установленную норму часов. При этом нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Порядок ведения суммированного учета рабочего времени может предусматриваться отраслевыми соглашениями (например, Отраслевым соглашением по учреждениям, органам и предприятиям уголовно-исполнительной системы на 2011 — 2013 годы). В любом случае такой порядок должен устанавливаться правилами внутреннего трудового распорядка.

В целях контроля за отработанным сотрудником временем работодатель должен фиксировать время отсутствия сотрудника на работе в периоды отпуска, больничного, командировки, отстранения от работы, прогула и т.д.;

для расчета средней заработной платы и оплаты труда работника. Одной из основных обязанностей работодателя, установленных ТК РФ, является выплата в полном размере причитающейся работнику заработной платы в сроки, предусмотренные в соответствии с ТК РФ, коллективным и трудовым договорами, правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 22 ТК РФ). Заработная плата работнику устанавливается в соответствии с действующими у работодателя системами оплаты труда.

Примечание. Особенности порядка исчисления средней заработной платы определяются Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922, а также отраслевыми соглашениями и инструкциями, не противоречащими законодательству.

Ответы на частые вопросы:

Чем отличаются формы Т-12 и Т-13?

Помимо формы Т-13 для учета рабочего времени применяется унифицированная форма Т-12. Ее отличие в указании не только продолжительности работы и иных периодов, но и данных о начисленной заработной плате, а так же данный вид документа заполняется вручную.

Более распространен бланк Т-13, в котором отражается только занятость каждого из работников, заполняется в электронном виде, благодаря этому существует множество сервисов для автоматизации работы.

Каким образом указываются в табеле Т-13 дни участия сотрудников на конференции или в иных учебных мероприятиях?

Руководитель принимает решение, как считать эти дни. Тут два варианта: либо рабочими, тогда в табеле будет стоять код «Я», либо курсами повышения квалификации с кодом «ПК». Но оплата для них может различаться.

Можно ли поставить код «Я», когда рабочая смена больше 8 часов?

Такое возможно при наличии распоряжения руководства о продленном рабочем дне или установленном ненормированном режиме работы. Тогда в первом случае сверхурочно отработанные часы можно пометить кодом «С». Во втором случае такие часы никак не обозначаются и дополнительно не оплачиваются.

Быстро освоить данный материал поможет это видео, которое расскажет как оформить табель рабочего времени применяя унифицированную форму Т-13.

Правила заполнения табеля

Прежде всего отметим, что ведение табеля в учреждении может поручаться как определенному работнику, так и другим лицам. Как правило, эта работа осуществляется сотрудником отдела кадров, а в некоторых учреждениях — бухгалтером. Однако, если организация достаточно большая, обязанность по ведению табеля может возлагаться на начальников подразделений и отделов, их заместителей или других лиц. В медицинских учреждениях, например, табель ведут старшие медицинские сестры.

Обязанность по ведению табеля прописывается в должностной инструкции работника, который должен быть ознакомлен с ней при поступлении на работу.

Если же при приеме сотрудника на работу эта обязанность не была указана в должностной инструкции или трудовом договоре с работником, следует заключить с ним соглашение к трудовому договору. Это делается или в соответствии со ст. 60.2 и 151 ТК РФ, когда работнику с его письменного согласия предлагается выполнять дополнительную оплачиваемую работу, или на основании ст. 72 ТК РФ (изменение условий трудового договора).

Согласно Указаниям обязанность по ведению табеля возлагается на работника путем оформления соответствующего приказа руководителя.

Табель открывается ежемесячно за два — три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

Обратите внимание! В большинстве учреждений табели заполняются один раз в месяц. Однако, поскольку в силу ст. 136 ТК РФ заработная плата выдается не реже чем каждые полмесяца, табель рекомендуется составлять также два раза в месяц.

УказаниямиУказаниями установлено, что запись в табель работников учреждения, их исключение из табеля производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (по учету кадров, использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда). Документами по учету кадров в первую очередь являются приказы по личному составу.

Примечание. При трудоустройстве каждому сотруднику присваивается табельный номер. Если лицо работает на условиях внутреннего совместительства, ему присваивается второй табельный номер.

Документами, подтверждающими режим работы сотрудников, могут быть также заявления работников, приказы работодателя, графики сменности и т.п. Отметка о неявке работника также вносится в табель на основании документов: справки о выполнении работником государственных или общественных обязанностей, листка нетрудоспособности, приказа о предоставлении сотруднику отпуска или его отстранении от работы и др., а в случае прогула — акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте в течение рабочего дня (смены) или более четырех часов, объяснительной записки работника, приказа руководителя.

Табель заполняется методом отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений. В нижней части строки указываются также часы работы в ночное время.