Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Система учета рабочего времени сотрудников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кроме классификации по типу работы и способу передачи информации, отличают традиционные и БСКУД. Они применяются для идентификации биометрических параметров (БП), уникальных для каждого человека. К ним относятся рисунок радужной оболочки глаза и отпечаток пальца пользователя. Применение БП для идентификации персонала в разы повышает уровень безопасности на защищаемом объекте в сравнении с ключами. Как правило, для идентификации используют отпечаток пальца. В крупных системах по контролю доступа с более чем тысячью пользователей используется 2-хфакторная идентификация бесконтактной картой и отпечатком пальца.
Из каких компонентов состоит СКУД
Такие системы состоят из нескольких составляющих:
- Идентификатор, подтверждающий право пользователя на доступ в конкретное помещение. Это может быть бесконтактная карточка, личный брелок, цифровой код, биометрические данные (отпечаток пальца, «радужка» глаза). Наиболее высокий уровень защиты обеспечивают RFID-метки. В таких идентификаторах код карты хранится в зашифрованном виде в защищенной области.
- Контроллер. Данное устройство «решает» пропускать конкретного пользователя через конкретное препятствие (турникет, дверь) или нет. Его считают «мозгом» таких систем. В его памяти хранятся все коды идентификаторов, а также информация об уровне доступа каждого из них. Устройство должно обеспечиваться автономным электропитанием, чтобы работать при аварии на линии электросети или в экстремальных ситуациях.
- Считыватель. Функция устройства – считывание кода идентификатора и его последующая передача контроллеру для анализа и принятия решения. В отличие от идентификатора считыватель устанавливается снаружи помещения. Часто такие устройства выполняются в антивандальном варианте.
- Дополнительные устройства. В состав СКУД входят различные барьеры. Они могут быть простыми или сложными. Наиболее примитивные и традиционные заграждающие устройства – турникеты, ворота и пр.
Биометрические СКУД имеют ряд неоспоримых преимуществ:
- возможность назначать персоналу разные зоны и расписание доступа в зависимости от того, в каком подразделении числится сотрудник;
- ведение учета рабочего времени и создание отчетов для бухгалтерии;
- сохранение в сетевом контроллере доступа журнала фиксируемых событий: входов/выходов пользователей и аварийных открытий дверей;
- быстрая проверка личности пользователя;
- невозможность подделать биометрические показатели.
Под брендом RusGuard производятся контроллеры, считыватели и программное обеспечение RusGuard Soft, которое позволяет эффективно управлять железом.
В СКУД RusGuard используется учет рабочего времени, основанный на фактическом присутствии на объекте: сотрудники прикладывают персонифицированный идентификатор (пластиковая карта-пропуск, банковская карта, смартфон, отпечаток пальца и т.д.) к считывателю, установленному на турникете или двери, и, как правило, этот факт учитывается как начало рабочего дня или смены. То же самое происходит по окончании рабочего дня. Конечно, это очень упрощенный юзкейс. Современные УРВ на базе СКУД обладают внушительным функционалом и большой гибкостью настройки.
В состав СКУД RusGuard уже включен модуль учета рабочего времени (УРВ). Несмотря на то что ПО RusGuard распространяется бесплатно и не требует лицензирования, модуль УРВ в его составе – это полноценный профессиональный инструмент. Он позволяет вести учет отработанных часов, фиксирует поздние приходы и ранние уходы, перекуры, опоздания, неявки. Уникальный рабочий график можно назначить как для отдельного сотрудника, так и для всего подразделения в целом (рис. 4).
Как контролировать рабочее время
Работодатели, которые устанавливают системы контроля рабочего времени, руководствуются ТК РФ.
Документов, которые описывали бы конкретные способы и инструменты контроля за работниками и их рабочими компьютерами, на законодательном уровне, нет. Здесь можно говорить только о здравом смысле и «рамках», которые нельзя переступать с точки зрения нарушения прав личности.
По ст. 22 Трудового кодекса работодатель имеет право требовать от работника исполнения его трудовых обязанностей и соблюдения правил внутреннего трудового распорядка. А в ст. 56 ТК РФ говорится о том, что работник исполняет свои функции под контролем работодателя. Так что сам по себе контроль со стороны работодателя — это право, данное ему Трудовым кодексом.
Рабочее место предоставляется работнику работодателем на основании ст. 21 ТК РФ для выполнения трудовых обязанностей, прописанных в трудовом договоре. Работник не вправе использовать рабочий компьютер, офисную оргтехнику, доступ в Интернет для решения своих личных задач.
Более того, ст. 57 ТК РФ разрешает работодателям включать в трудовой договор дополнительные условия, которые не ухудшают положение работника. Установка ПО для контроля рабочего времени вполне под такое допусловие подходит.
Справочно. Сотрудники, неустанно выполняющие должностные обязанности с 9 до 18 часов и ни за какие деньги не разглашающие коммерческую тайну, — мечта любого руководителя. Но, к сожалению, на практике все по-другому. Приходя в офис, работники «просыпаются» за чашечкой кофе и чтением гороскопа, в течение дня активно обмениваются сообщениями по ICQ, а остаток рабочего времени вечером проводят за игрой в «косынку».
Контроль дистанционного работника и работника по ГПД
Здесь могут возникнуть сложности. Дистанционной считается работа, определенная трудовым договором и выполняемая работником вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного подразделения, вне стационарного рабочего места под контролем работодателя.
Дистанционная работа, как правило, предполагает возможность работника самостоятельно определять свое место нахождения, место выполнения работы, его независимость в этой части от воли работодателя.
Вот, к примеру, если удаленный работник без уважительной причины не отвечает работодателю, его можно уволить. Но какова процедура этого увольнения: надо ли предварительно привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности? Ответ на этот вопрос попытались дать чиновники Роструда в Письме от 30.03.2021 N ПГ/05823-6-1.
Дистанционного работника можно уволить, если он без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд (ст. 312.8 Трудового кодекса).
При этом, по мнению экспертов Роструда, основания для увольнения возникают на четвертый день. Исключение — если на фирме установлен более длительный срок взаимодействия.
По данному основанию работодатель по своей инициативе вправе уволить работника, выполняющего дистанционную работу как на постоянной основе, так и временно (ч. 1 ст. 312.8 Трудового кодекса).
Под отсутствием взаимодействия подразумевается неисполнение удаленщиком своих должностных обязанностей либо игнорирование работодателя или его законного представителя по вопросам, непосредственно связанным с исполнением удаленщиком своих должностных обязанностей.
А вот к единому мнению о том, является ли увольнение удаленного сотрудника за невыход на связь с работодателем мерой дисциплинарной ответственности, эксперты Роструда еще не пришли.
В одних случаях они говорят, что нет. То есть при увольнении дистанционного работника в соответствии со ст. 312.8 Трудового кодекса соблюдать процедуру наложения на него дисциплинарного взыскания не нужно.
В других разъяснениях специалисты службы полагают иначе: увольнение по указанному основанию относится к дисциплинарным взысканиям. Следовательно, фирме требуется соблюдать порядок привлечения работника к дисциплинарной ответственности.
И если после увольнения работник в суде докажет уважительность причин отсутствия взаимодействия с работодателем, то суд может восстановить его на работе. Кроме того, если суд согласится с подобным подходом, то за несоблюдение процедуры привлечения удаленного сотрудника к дисциплинарной ответственности, работника восстановят в прежней должности. Однако чиновники Роструда рассудили иначе. Они пришли к выводу, что дистанционного работника, не выходящего на связь с работодателем, можно уволить:
— либо по общим основаниям, установленным Трудовым кодексом. В таком случае понадобится предварительно оформить привлечение к дисциплинарной ответственности;
— либо по специальным основаниям, предусмотренным для удаленных сотрудников. Специальные основания прекращения трудового договора с дистанционным работником предусмотрены в ст. 312.8 Трудового кодекса. В их число и входит увольнение за молчание.
Обратите внимание! Работник, принятый на условиях «удаленки», переехал в другую местность. В результате изменился часовой пояс и возникла необходимость доплачивать сотруднику за работу в ночное время. Однако работодатель не хочет этого делать и планирует уволить сотрудника. Вправе ли он так поступать? Если работодатель не согласен с тем, что дистанционный работник изменит место работы, у фирмы появится право уволить такого сотрудника. Это право предоставлено организации ч. 2 ст. 312.8 Трудового кодекса. Однако такое увольнение возможно при одном условии: если переезд сотрудника влечет невозможность исполнения им обязанностей по трудовому договору на прежних условиях. При этом увольнение по данному основанию не означает, что речь идет о расторжении трудового договора по инициативе работодателя либо он привлекает сотрудника к дисциплинарной ответственности. Увольнение по ч. 2 ст. 312.8 Трудового кодекса обусловлено именно невозможностью для сотрудника исполнять свои обязанности на прежних условиях. На это указал Роструд в Письме от 30.03.2021 N ПГ/05823-6-1.
Как оформить введение пропускного режима
По своей сути пропускной режим — это не только ограничение доступа в здание (помещение) и вноса/выноса материальных ценностей, но также способ контроля и учета рабочего времени сотрудников. Для его установления в компании необходимо сделать следующее.
Шаг 1. Для начала в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) нужно закрепить положение о том, что в организации с определенной даты вводится контрольно-пропускной режим и все работники обязаны его соблюдать. А далее — сослаться на ЛНА, посвященный вопросам действия данной системы.
Мы рекомендуем именно принятие отдельного ЛНА, так как это гораздо удобнее, в том числе в случае, если в будущем нужно будет вносить какие-то изменения/дополнения. Ведь в ПВТР обычно закрепляют общие положения о регулировании трудовых отношений в организации, указывать в них подробности по каждому аспекту излишне.
Вносимые в ПВТР поправки в связи с введением контрольно-пропускного режима, как правило, утверждаются приказом работодателя. Причем можно прописать изменения/дополнения непосредственно в тексте приказа, а можно утвердить приказом новую редакцию ПВТР. Здесь все остается на усмотрение организации (если в Инструкции по делопроизводству или ином документе установлен порядок принятия ЛНА, внесения в них изменений и дополнений, утверждения новых редакций, нужно будет руководствоваться таким порядком).
С приказом и вносимыми в ПВТР изменениями/дополнениями (новой редакцией) обязательно нужно ознакомить работников под подпись.
Шаг 2. Затем нужно разработать отдельное Положение о контрольно-пропускном режиме.
В нем уже подробно описываются:
— используемая электронная контрольно-пропускная система;
— порядок получения и сдачи работниками магнитных карточек, правила их хранения, ответственность за их утерю и порчу;
— порядок учета и контроля рабочего времени работников с помощью турникетной зоны электронной пропускной системы и специального программного обеспечения;
— порядок входа/выхода из организации, вноса/выноса материальных ценностей;
— действия работника в случае, если он забыл карточку или если она размагнитилась, повреждена;
— другие вопросы, связанные со спецификой деятельности организации.
Также необходимо:
— описать правила прохода для посетителей организации;
— указать лицо, ответственное за наблюдение за турникетами (охранник или охранная организация по договору оказания охранных услуг). Таких лиц может быть несколько.
Кроме того, нужно определить, кто может предоставлять сведения из электронной контрольно-пропускной системы в бумажном и электронном виде, а также кто может запрашивать эти данные (при необходимости — с указанием форм запроса и ответов на запрос в приложениях к положению о контрольно-пропускном режиме).
В приложении к положению не забудьте закрепить универсальную форму пропуска (той самой магнитной карточки). Положение, как и любой другой ЛНА, как правило, утверждается приказом. В таком приказе лучше указать конкретную дату введения режима. С приказом и положением обязательно нужно ознакомить всех работников под подпись.
Обратите внимание! Если в ЛНА не закреплен контрольно-пропускной режим или работников с ЛНА не ознакомили, то они не обязаны его соблюдать, привлечь их к дисциплинарной ответственности на основе данных электронной системы не получится. При этом важно конкретизировать вид используемой системы и желательно — ее название.
Во избежание конфликтов с сотрудниками рекомендуем заранее провести с ними встречу и рассказать, зачем вводится контрольно-пропускной режим и как он будет функционировать. По общему правилу уведомлять работников за два месяца, как того требует ст. 74 ТК РФ, например, при введении неполного рабочего времени, не нужно.
Введение пропускного режима не относится к организационным или технологическим изменениям условий труда. Однако если вместе с введением пропускного режима вы меняете режим рабочего времени или иные условия трудовых договоров, заключенных с сотрудниками, то уведомить сотрудников за два месяца придется.
Пример из судебной практики: на предприятии работодателя установлен пропускной режим — СКУД. Но в локальных нормативных актах (ПВТР и иных) это не закреплено. Работница неоднократно опаздывала на работу, и работодатель привлек ее к дисциплинарной ответственности на основании распечатки из СКУД. Суд посчитал дисциплинарное взыскание незаконным, в том числе и вследствие того, что локальные акты работодателя не содержат положения об учете рабочего времени работников с помощью турникетной зоны СКУД. Хотя у работодателя и действовала инструкция под названием «Пропускной и внутриобъектовый режим», одного этого оказалось мало (Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 23.07.2020 N 88-10644/2020).
Возможности системы контроля доступа RusGuard
Контроль доступа в офис на малых, средних и крупных объектах может быть успешно организован с использованием СКУД RusGuard. Система имеет следующие преимущества:
- Контроллеры и считыватели отвечают современным требованиям к сетевым СКУД. Устройства совместимы с картами Mifare (в том числе работают и с защищенной областью памяти), что исключает подделку пропусков. В качестве идентификатора помимо привычной пластиковой карты может использоваться смартфон или биометрические данные (лицо, отпечаток пальца).
- Контроллеры сетевой СКУД совместимы с другим охранным оборудованием. К ним подключаются охранные датчики различных типов (инфракрасные, объемные, звуковые и т.п.), оповещатели звукового и светового типа, тревожные и пожарные кнопки.
- Возможна интеграция СКУД RusGuard с охранно-пожарной сигнализацией здания. Это дает возможность, например, разблокировать все двери при обнаружении пожара с помощью датчика или по команде диспетчера.
Необходимость ведения табеля учета рабочего времени
В соответствии со ст. 91 ТК РФ каждый работодатель обязан вести учет рабочего времени. Это необходимо для своевременного и надлежащего учета часов переработки (часов сверхурочной работы) и контроля работодателем за выполнением сотрудником служебных обязанностей.
Довольно часто у практикующих специалистов возникают сомнения в необходимости вести табель в условиях пропускной системы. Ведь посредством электронных пропусков фиксируется время прибытия сотрудника на территорию работодателя и убытия. Однако электронная система не может заменять табель. В нормах действующего законодательства прямо сказано, что учет рабочего времени должен вести именно работодатель.
Согласно Приказу N 173н для учета рабочего времени и начисления заработной платы каждому работнику учреждения используется табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. 0504421).
Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
Если в учреждении действует пропускная система и ведется табель, теоретически возможны расхождения между данными табеля и распечаткой данных из электронной системы. В таком случае может возникнуть вопрос: данные какого документа являются первичными и должны иметь приоритет при принятии тех или иных решений в отношении сотрудника?
Установленное оборудование и версии программ для мониторинга и формирования отчетов, позволяет максимально эффективно осуществлять контроль всех пользователей внесенных в память главного компьютера. Применение таких систем контролирования рабочих часов, проводимых сотрудниками на предприятии, помогает достичь определенных целей, поставленных руководством компании:
- программа позволяет производить регистрацию пользователя в системе во время прихода и ухода;
- значительно повысить уровень дисциплины работников офиса или любого предприятия;
- обеспечить максимальный уровень безопасности и минимизировать шанс проникновения злоумышленников на охраняемую территорию;
- разрешает подготовить отчет в максимально короткое время, так как все данные хранятся в программе.
Система учета рабочего времени по картам – что это и где используется
Система учета рабочего времени по карточкам имеет очень простой принцип работы. Набор оборудования, как правило, включает электромагнитный замок и 2 считывателя. Один из них устанавливается на входе, другой – на выходе из офиса или конкретного служебного помещения. Попасть внутрь и выйти можно только по своей карточке.
Карты программируются на одного сотрудника, и каждый вход-выход учитывается. Ключи к картам прописываются в памяти контроллера СКУД. Его устанавливают внутри помещения или в отсеке электрозамка, где они оказываются недоступны для злоумышленников.
Система контроля доступа и учета рабочего времени по бесконтактным картам имеет компьютерную базу, где ведется учет всех карточек. С помощью установленной программы можно управлять выдачей и аннулированием пропусков. Подобная система учета удобна для любой компании:
- промышленного предприятия;
- офисного центра;
- крупного супермаркета;
- торгово-развлекательного центра;
- производственной компании с большим числом цехов и пр.
Данные пропускной системы как подтверждение опоздания или прогула
Но чтобы данные электронной пропускной системы имели вес в суде, важно зафиксировать ее использование в локальных нормативных актах организации. Иначе суд может не принять такие данные в качестве доказательства 6 .
Ведь именно локальными нормативными актами определяются обязательные для работников правила поведения. В частности, правилами внутреннего трудового распорядка регламентируется режим работы и отдыха 7 . Поэтому в них вы можете предусмотреть, что:
- вход на территорию организации и выход с нее производится по персональным электронным картам;
- время такого входа и выхода, зафиксированное системой, учитывается в целях контроля за соблюдением работниками режима работы;
- передача пропуска третьим лицам не допускается.
При этом важно также регламентировать порядок действий работника на случай, если он забыл электронный пропуск или потерял его.
Зачем вводить такой режим
Организация вводит пропускной режим для того, чтобы:
- регистрировать и вести учет посетителей;
- контролировать, когда работники приходят и уходят;
- создать обстоятельства, которые помогут предотвратить бесконтрольное проникновение посторонних, а также незарегистрированных автомобилей;
- быстро выявлять обстоятельства, которые могут принести ущерб интересам предприятия (имеется в виду кража);
- увеличить прибыль за счет борьбы с выносом имущества, принадлежащего организации;
- вовремя выявлять различные правонарушения;
- поддерживать внутренний распорядок с учетом особенностей деятельности предприятия;
- охранять имущество и сведения в виде документов, схем, изделий, относящиеся к коммерческой тайне организации.
Что же касается вопроса о том, кто несет ответственность за пропускной режим, то эта функция целиком ложится на начальника службы охраны.
Системы контроля управления доступом устанавливают на объектах любого назначения, где необходимо обеспечить безопасность, а также выполнить иные специальные задачи.
- В офисах и на предприятиях СКУД помогает осуществить контроль за соблюдением сотрудниками правил внутреннего трудового распорядка, отследить использование рабочего времени, объективно вести его учет.
- Использование СКУД в школе: турникеты, карты, при помощи которых обеспечивается безопасность детей, предупреждаются чрезвычайные ситуации.
- В гостиницах, фитнес-центрах СКУД выполняет пропускную функцию для отслеживания постоянных клиентов, размещенных в отеле или пришедших на тренировку.
- На парковочных зонах, в гаражах система контролирует санкционированный доступ, используя считыватели и управляя работой шлагбаумов.
Системы контроля и управления доступом также применяются для обеспечения общественного порядка на культурных, спортивных, массовых мероприятиях. Система отслеживает функционирование ограждения и требования МЧС.
Перечень оборудования системы подбирается с учетом целей и задач, выполняемых на каждом объекте.
— Да я никуда с работы не отлучалась! – рыдала главная героиня. – Пропуск коллеге отдала, когда она вспомнила, что газ дома не выключила, а свой забыла…
Следователь недоверчиво качал головой.
— Мы проверили Ваши показания. Коллега, которая якобы забыла пропуск, прошла по нему утром на рабочее место, и покинула его только вечером, в то время как Вы покинули офис в 11.00, а вернулась обратно только в 14.30. Стало быть, алиби на момент убийства у вас отсутствует. – Очень молодой следователь, даже симпатичный, несмотря на стальной холод в глазах, помахал перед собеседницей распечатками данных электронной регистрации входа-выхода. — Советую для суда придумать что-нибудь поубедительнее, а моя работа на этом закончена.
Героиня, разумеется, не имевшая денег на адвоката, рыдала и объясняла, что она говорит чистую правду, судорожно пыталась вспомнить, видел ли ее кто-нибудь из коллег на рабочем месте… Но следователь уже потерял к ней интерес.
Предполагалось, что зрители будут рыдать от жалости вместе с героиней. Но Маша только зевнула и потянулась к пульту.
— Погоди, любопытно, чем закончится.
— Да понятно, чем – тайный поклонник найдет девушке адвоката, тот изучит правила внутреннего трудового распорядка, не найдет там запрета на передачу пропуска третьим лицам, и таким образом оправдает героиню. Нет! Это будет бесплатный государственный адвокат, который влюбится в нее во время работы, после ее оправдания они поженятся, а потом он станет самым успешным и дорогим адвокатом города. Да! Он обнаружит, что в офисе существует несколько выходов, и выяснит, что по пропуску героини настоящая преступница вышла через единственный, не имеющий видеокамеры..
— Скучно с тобой. Отдай пульт или переключи на футбол.
Возможности СКУД модуля учета рабочего времени
- Формирование шаблонов рабочих графиков для разных групп персонала. Есть возможность создания сложных периодических графиков, фиксации интервалов перерыва рабочего времени.
- Назначение графиков персоналу – индивидуально и по группам.
- Учет нестандартных ситуаций — праздников, отработок, экстренных выходов и т.п.
- Экспорт отчетов в «1С: Предприятие» и MS Excel.
- Создание отчетов за любой период на основании зафиксированных фактов о проходах сотрудников и сравнении их с заданными графиками:
- Наработка (Табель). Стандартная форма Т-13 или ОКУД 0504421.
- Журнал нарушений (опоздания, ранние уходы).
- Факты отсутствия в течение всего дня.
- Унифицированный отчет о рабочем времени.
- Разграничение прав доступа пользователей к отчетам.
Каждая организация может утвердить собственный формат книги для учета прихода и ухода с работы. Обязательные реквизиты журнала:
- полное наименование организации, включая организационно-правовую форму;
- даты начала и окончания ведения (заполняются по факту);
- данные ответственного лица;
- количество подшитых страниц.
Все страницы внутри книги должны быть пронумерованы, на обложке должно быть указано общее количество страниц.
Скачать excel бланк можно .
Колонки, которые могут быть включены в журнал на каждый рабочий день:
- Ф.И.О.;
- подразделение, должность;
- время прихода на работу, подписи работника и контролера;
- время ухода с работы, подписи работника и контролера;
- комментарии о причинах опоздания и отсутствия;
- служебные колонки, используемые для заполнения табеля (количество отработанных часов и т.п.).
Лицо, ответственное за ведение журнала, обязано обеспечить идентификацию личности работника, используя обычный или электронный пропуск или документ, удостоверяющий личность.