Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Замещение на время больничного: образец заявления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Заболевание сотрудника может негативно отразиться на деятельности всей компании в целом. Особенно это актуально в случаях, когда болеет специалист, занимающийся очень важными направлениями, например, финансами или технологиями производства. В таких ситуациях необходимо найти временную замену отсутствующему.
Если в организации нет вакантных должностей
Многих работодателей интересует: можно ли в случае отсутствия вакантных должностей поручить штатному работнику дополнительную работу путем заключения гражданско-правового договора?
Обратимся к гражданскому законодательству. В соответствии с п. 2 ст. 1 ГК РФ граждане и юридические лица свободны в установлении своих прав и обязанностей на основе договора и в определении любых не противоречащих законодательству условий договора. Гражданские права могут быть ограничены только на основании федерального закона и в той мере, в какой это необходимо в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.
Какими способами можно возложить обязанности на другое лицо?
На практике используется два варианта замены работника:
- Замещение. Такой способ подразумевает возложение обязанностей отсутствующего специалиста на другого в полном объеме.
- Совмещение. В этом случае замещающий выполняет только некоторые функции отсутствующего, совмещая со своей основной деятельностью.
На кого нельзя возложить обязанности временно отсутствующего сотрудника
Зависимо от специфики работы законом запрещено поручать дополнительную работу некоторым сотрудникам:
- Женщинам нельзя поручать труд, связанный с ручным подъемом и перемещением тяжестей. Ограничения также действуют, если предстоящая работа превышает нормы предельно допустимых нагрузок для женщин (ч. 2 ст. 253 ТК).
- Совместителям запрещена дополнительная деятельность, если их предстоящая и основная рабочие функции связаны с вредными или опасными условиями труда. Тогда работника просят принести справку о характере и условиях труда по основному месту трудоустройства (ч. 5 ст. 282, ст. 283 ТК).
- Также запрещено совместительство несовершеннолетних граждан.
Как оформить временное исполнение обязанностей
Замещение всегда оформляется тремя документами, один из которых – приказ о назначении на должность временно отсутствующего работника. Второй документ – зависимо от обстоятельств:
- предварительное письменное предложение выполнять дополнительные функции и соответствующее согласие работника (может быть оформлено одним документом);
- заявление работника с просьбой временно поручить выполнение дополнительной трудовой задачи.
Третий – зависит от выбранного способа оформления замены. Соответственно, это могут быть:
- срочный трудовой договор – при совместительстве и аутсорсинге;
- дополнительное соглашение к трудовому договору – при совмещении;
- двустороннее соглашение – при переводе.
В чём разница между ВРИО и замещением?
Внутреннее и внешнее замещение – это разные процедуры. Первый случай предполагает привлечение своих же сотрудников, во втором предполагается использование внешних ресурсов. Статья 282 ТК РФ подтверждает, что заместители – это лица, имеющие основное рабочее место. Но они готовы взяться за дополнительные обязанности в свободное время.
Чрезмерные нагрузки и переработки запрещены согласно требованиям законодательства. Поэтому заместители могут работать не более 4 часов за раз. Полная замена допустима только при условии, что месячная норма часов – половина и не более от стандартных показателей.
Временно заменяющий может работать только в пределах одной смены, не более 8 часов в сутки. А вот заместитель может работать полные 12 часов, когда это необходимо. ВРИО чаще остаются внутренними сотрудниками. У них есть основная должность, с которой они совмещают дополнительную. Для совместителей актуален повторный приём на работу, даже когда речь о внутренних переводах. Они числятся одновременно на двух местах. Зарплата вместе с отпуском оформляются сразу на двух местах.
Совмещение и замещение болеющего коллеги
В форме замещения оформляется временный перевод на должность болеющего сотрудника или совмещение.
При совмещении сотрудник параллельно со своей основной работой должен осуществлять функции отсутствующего коллеги. За это ему проводится доплата. Размер ее определяется в процентах от заработка болеющего и фиксируется в отдельном соглашении.
Совмещение оформляется приказом. Сотрудник, на которого возлагаются обязанности заболевшего, должен с ним ознакомиться. Скорее всего, следует расписаться под текстом «Не возражаю против совмещения должностей».
В таблице кратко представлена сущность замещения и совмещения:
| Вид кадрового решения | Комментарий | Оплата |
| Замещение | Сотрудник занят работой на должности заболевшего коллеги | Выплачивается зарплата отсутствующего работника или доплата в размере разницы в окладах |
| Совмещение | Работник выполняет и свои обязанности, и функции отсутствующего по причине болезни коллеги | Руководитель устанавливает размер доплаты (в % или конкретной сумме) за каждый день или месяц совмещения |
И совмещение основной работы с выполнением функций заболевшего сотрудника, и замещение должно осуществляться в пределах установленной продолжительности рабочего дня.
Топ 4 наиболее популярных вопросов
Вопрос 1. Как определяется последний рабочий день временного сотрудника, когда у основного закончился декрет, и он выходит на работу?
Ответ. Днем увольнения временного работника и, соответственно его последним днем работы в данной фирме, считается день, который предшествует дню выхода основного работника.
Вопрос 2. Следует ли работодателю предупреждать заранее временного работника, замещающего декретницу, о дате его увольнения?
Ответ. Как правило, предупреждение должно поступить за три рабочих дня. Но в данном случае все условия увольнения прописаны в срочном договоре, и дополнительное предупреждение о сроке его окончания не понадобится.
Вопрос 3. Какой размер доплаты устанавливается работнику за временное замещение коллеги, который получил листок нетрудоспособности?
Ответ. Размер доплаты фиксируется в колдоговоре или ином внутреннем документе. Он может быть любой, поскольку в законодательстве нет статей, позволяющих точно определиться с суммами.
Вопрос 4. Замещение на время болезни непосредственно сотрудника фирмы ограничивается каким-то временным отрезком или нет? Есть ли максимальный срок?
Ответ. ТК не устанавливает максимальную продолжительность ни срока замещения, ни совмещения. Руководитель по согласованию с сотрудником вправе установить тот период, на протяжении которого заболевший работник официально отсутствует на своем рабочем месте.
Оформление замещения на время больничного – процесс необходимый и несложный. Но прежде чем приступать к бюрократическим процедурам, следует подумать над тем, нельзя ли обойтись без замены, если работник отсутствует всего несколько дней?
Длительное заболевание или уход в отпуск по беременности и родам, как правило, сопровождается оформлением на временную работу еще одного сотрудника.
Специалист вправе заранее отказаться от временного занятия должности лица, отсутствующего в связи с отпуском, так же как работодатель может отменить его назначение для выполнения своих функций.
Обо всех изменениях другая сторона сделки должна быть уведомлена в письменной форме не позднее, чем за 3 рабочих дня. Такой порядок определен ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ.
При смене профессий устное соглашение не запрещено, что позволяет избежать многих формальностей. Руководителю компании не нужно тратить время на бумажную работу.
Но для сотрудника такая схема действий менее безопасна. При этом меняется должностная инструкция, увеличивается нагрузка на сотрудника, одновременно закрываются две кадровые единицы, доплата не выплачивается.
Как назначается оплата за совмещение? Ответ — в ст. 151 ТК РФ. Здесь, собственно, разбирается з/п при совмещении профессий, временном взятии на себя обязанностей отсутствующего коллеги.
Вот важные положения по оплате за совмещение:
- Трудящийся, который у одного и того же работодателя помимо основной своей занятости (в отношении которой был заключен трудовой договор с нанимателем) выполняет доп. работу по другой должности или профессии / исполняет служебные обязанности временно отсутствующего сотрудника без отрыва от своей работы, имеет право на получение соответствующей доплаты. Как ясно из вышесказанного, тут две ее вариации: за совмещение и за исполнение обязанностей отсутствующего коллеги.
- Размер доплаты как за совмещение, так и за временное исполнение обязанностей другого работника устанавливается по соглашению трудящегося и работодателя в форме трудового договора.
Как оформляется и оплачивается совместительство
Если расширение трудовых обязанностей невозможно, работодатель может оформить совместительство (ст. 60.1 ТК РФ).
Совместительство — это выполнение дополнительных обязанностей в свободное от основной работы время. Но это время нормировано и не должно превышать половины месячной нормы рабочего времени. Следить за тем, чтобы эта норма не была превышена, — обязанность работодателя. Все остальные функции остаются неизменными (ст. 282, 284 ТК РФ). Внутреннее совместительство оформляют заключением отдельного трудового договора.
Подробнее о внешнем совместительстве читайте в статье «Как правильно оформить внешнее совместительство?».
Оплата труда совместителей может производиться пропорционально отработанному времени или за фактически выполненный объем работ. Это должно быть отражено в трудовом договоре.
Пример
В магазине «Лукошко» в феврале кассир ушел в отпуск на 14 календарных дней (10 рабочих дней). На время его отпуска на его место оформили совместителя.
Оклад по совмещаемой должности равен 15 120 руб.
Кадровое заявление документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу (Краткий словарь видов и разновидностей документов. Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).
Заявления работников охватывают сферу кадровых вопросов, такие как принятие на работу, предоставлении отпуска, переводе, увольнение и т.д.
В трудовых отношениях заявление выступает в качестве документа, фиксирующего инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя.
ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие.
В зависимости от количества заявителей заявление может быть:
- индивидуальным;
- коллективным (например, в статье 195 ТК РФ упоминается о заявлении от представительного органа работников).
Заявление составляется в произвольной форме или на стандартизованном бланке, разработанном у конкретного работодателя.
Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме.
В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи.
В дальнейшем на заявлении может проставляться резолюция руководителя и отметка об исполнении документа.
Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются копии документов об образовании, анкета, автобиография и другие).
Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения, а затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения текста свободная.
Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).
Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.
Виды заявлений:
- Заявление о разделении отпуска на части в соответствии со ст. 125 Трудового кодекса РФ
- Заявление о снижении норм выработки (норм обслуживания) в соответствии с ч. 1 ст. 254 Трудового кодекса РФ в связи с беременностью работницы
- Заявление о согласии на отзыв из ежегодного основного оплачиваемого отпуска
- Заявление о согласии на перенос отпуска
- Заявление о согласии на работу в выходной день
- Заявление о согласии на работу в нерабочий праздничный день
- Заявление о согласии на сверхурочную работу
- Заявление об отзыве заявления об увольнении по собственному желанию
- Заявление об отказе от перевода в другую местность вместе с работодателем
- Заявление об оформлении новой трудовой книжки в соответствии с ч.5 ст. 65 Трудового кодекса РФ
- Заявление об увольнении без 2-недельной отработки
- Заявление об увольнении по собственному желанию
- Заявление об увольнении по собственному желанию в определенную дату на основании ч.3 ст. 80 Трудового кодекса РФ поскольку увольнение обусловлено невозможностью продолжения работы
- Заявление директора о досрочном прекращении с ним трудового договора
- Заявление на аттестацию
- Заявление о внешнем переводе
- Заявление о внутреннем переводе
- Заявление о переводе беременной женщины на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка по прежней работе
- Заявление о переводе в другую местность вместе с работодателем
- Заявление о переводе женщины, имеющей ребенка до полутора лет, на другую работу в соответствии с ч. 4 ст. 254 Трудового кодекса РФ в связи с невозможностью выполнения прежней работы, с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе
- Заявление о переводе на неполное рабочее время
- Заявление о переводе по медицинским показаниям
- Заявление о выдаче копий документов
- Заявление о выплате части зарплаты в неденежной форме
- Заявление о замене денежной компенсацией части ежегодного оплачиваемого отпуска в соответствии с ч.1 ст. 126 Трудового кодекса РФ
- Заявление о предоставлении в соответствии со ст. 256 Трудового кодекса РФ отпуска по уходу за ребенком до достижения им трех лет
- Заявление о предоставлении двух дополнительных выходных дней для ухода за инвалидом в соответствии с ч.1 ст. 262 Трудового кодекса РФ
- Заявление о предоставлении дополнительных выходных дней для ухода за инвалидами в соответствии с ч.1 ст. 262 Трудового кодекса РФ
- Заявление о предоставлении ежегодного дополнительного отпуска без сохранения заработной платы в соответствии со ст. 263 Трудового кодекса РФ поскольку работник является одинокой матерью, воспитывающей ребенка в возрасте до четырнадцати лет
- Заявление о предоставлении ежегодного дополнительного отпуска без сохранения заработной платы в соответствии со ст. 263 Трудового кодекса РФ, поскольку работник имеет детей в возрасте до четырнадцати лет
- Заявление о предоставлении ежегодного дополнительного отпуска без сохранения заработной платы в соответствии со ст. 263 Трудового кодекса РФ, поскольку работник имеет ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет
- Заявление о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска с последующим увольнением в порядке перевода
- Заявление о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска с последующим увольнением по собственному желанию
- Заявление о предоставлении ежегодного отпуска
- Заявление о предоставлении одного дополнительного выходного дня в месяц без сохранения заработной платы в соответствии с ч.2 ст. 262 Трудового кодекса РФ, поскольку работница работает в сельской местности
- Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет)
- Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью 14 календарных дней работнику, являющемуся работающим пенсионером по старости (по возрасту), в соответствии с ч. 2 ст. 128 Трудового кодекса РФВ соответствии с ч. 2 ст. 128 Трудового кодекса РФ
- Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью 35 календарных дней работнику, являющемуся участником Великой Отечественной войны в соответствии с ч. 2 ст. 128 Трудового кодекса РФ
- Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью 5 календарных дней работнику в связи с рождением у него ребенка, в соответствии с ч. 2 ст. 128 Трудового кодекса РФ
- Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью 5 календарных дней работнику в соответствии с ч. 2 ст. 128 Трудового кодекса РФ в связи с регистрацией брака
- Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью 60 календарных дней работнику, являющемуся работающим инвалидом, в соответствии с ч. 2 ст. 128 Трудового кодекса РФ
- Заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам в соответствии со ст. 255 Трудового кодекса РФ
- Заявление о предоставлении перерывов для кормления ребенка в соответствии со ст. 258 Трудового кодекса РФ с сохранением среднего заработка, до достижения ребенком полутора лет
- Заявление о предоставлении перерывов для кормления ребенка в соответствии со ст. 258 Трудового кодекса РФ с сохранением среднего заработка, до достижения ребенком полутора лет
- Заявление о предоставлении перерывов для кормления ребенка и присоединении их к обеденному перерыву в соответствии со ст. 258 Трудового кодекса РФ
- Заявление о предоставлении перерывов для кормления ребенка, суммировании их и перенесении на начало (конец) рабочего дня в соответствии со ст. 258 Трудового кодекса РФ
- Заявление о предоставлении работы на дому на время нахождения в отпуске по уходу за ребенком в соответствии со ст. 256 Трудового кодекса РФ с сохранением права на получение пособия по государственному социальному страхованию в установленном законом размере
- Заявление о приеме на работу
- Заявление о продлении отпуска по беременности и родам в соответствии со ст. 255 Трудового кодекса РФ на 54 календарных дня в связи с рождением двух детей
- Заявление о продлении срока трудового договора до окончания беременности в соответствии с ч.1 ст. 261 Трудового кодекса РФ
- Заявление о работе на условиях неполного рабочего времени на время нахождения в отпуске по уходу за ребенком в соответствии со ст. 256 Трудового кодекса РФ с сохранением права на получение пособия по государственному социальному страхованию
- Заявление работника о перечислении заработной платы на счет в банке
- Заявление о согласии на перевод по результатам аттестации
- Заявление о согласии на исполнение обязанностей временно отсутствующего работника
- Заявление о согласии на выполнение дополнительной работы путем увеличения объема работ
- Заявление о согласии на выполнение дополнительной работы путем расширения зон обслуживания
- Заявление о согласии на выполнение дополнительной работы в порядке совмещения профессий (должностей)
- Заявление о досрочном отказе от выполнения дополнительной работы, порученной по ст. 60.2 ТК РФ
- Заявление об участии в конкурсе на замещение вакантной позиции
- Заявление об изменении определенных сторонами условий трудового договора
- Заявление о предоставлении дополнительного дня отдыха за день, следующий за днем сдачи крови и ее компонентов в любое время в течение года
- Заявление о предоставлении дополнительного дня отдыха за день, следующий за днем сдачи крови и ее компонентов, путем присоединения его к ежегодному оплачиваемому отпуску
- Заявление о предоставлении работнику-донору двух дополнительных дней отдыха
- Заявление о снятии дисциплинарного взыскания
Принятые заявления фиксируются в журнале заявлений:
- Журнал учета заявлений работников
Как работать по совместительству?
Совместительством называют объем работ не по своей профессии, на который работник тратит свободное от основной деятельности время. В этом случае дополнительная работа и заработок за нее должны быть регулярными.
Различают совместительство:
- внутреннее, выполняемое сотрудниками в пределах одной организации;
- внешнее, когда специалист работает на нескольких работодателей.
Согласно трудовому законодательству совместительство характеризуется рядом условий:
- в штатном расписании на совместителя устанавливается оклад, а в трудовом контракте обязательно указывается, как будет числиться сотрудник;
- длительность рабочего дня по совместительству при исполнении работником прочих должностных обязанностей ограничена 4 часами или ½ ставки. В нерабочие дни совместитель может работать полную смену;
- за месяц совместитель может отработать не больше половины нормы рабочего времени, установленной законодательством на этот период для конкретной категории профессии;
- оплачивается пропорционально отработке или по прочей технологии, установленной соглашением;
- совместителя включают в график отпусков по срокам, идентичным отпуску у основного работодателя;
- данная форма исполнения трудовых обязанностей регистрируется отдельным договором, табельным номером и строкой в документах учета кадров.
Как возложить обязанности временно отсутствующего работника по ТК РФ?
Начальство может использовать любой удобный способ замены отпускников.
Способы замещения отсутствующего сотрудника на время ежегодного отпуска:
- Совмещение должностей. В этом случае сотрудник будет совмещать обязанности отпускника вместе со своей обычной работой.
- Совместительство. Человек будет тратить своё свободное время на задачи отдыхающего сотрудника. Допустим, совместитель будет оставаться после работы или приходить в выходные дни.
- Временный перевод. Сотрудник компании будет выполнять только обязанности отпускника. Свою работу в этот период он делать не станет.
- Приём временного работника. Заключается срочный договор на срок отпуска гражданина. Для выполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника привлекается посторонний человек.
Вне зависимости от выбранного способа замещения понадобится официальное оформление изменений в организации. Для этого используются специальные документы, о которых пойдёт ниже речь.
Служебная записка на исполнение обязанностей отсутствующего и возложение их на другое лицо не во всех случаях используется.
Однако она является удобным документом, который применяется внутри компании.
Нет конкретных требований к составлению служебки, однако при написании стоит придерживаться образца, представленного ниже.
С его помощью будет легче составить служебную записку, которая в будущем позволит зафиксировать решения руководителей.
В служебной записке о возложении обязанностей одного лица на другого на период отпуск следует обязательно уточнить следующие моменты:
- Кому направляется документ. Допустим, генеральному директору (ФИО).
- Дата оформления.
- Название документа, к примеру, служебная записка о возложении обязанностей на время отпуска.
- Причина замещения сотрудника.
- Кто будет исполнять роль заместителя.
- От кого направляется записка, должность и подпись данного лица.
Кого можно замещать, условия замещения
Замещать можно любого работника предприятия, даже директора. Важным условием является соответствие квалификации, уровня образования, опыта работника к той должности, которую он претендует замещать.
Например, если речь идет о главном лице компании, то замещать его может только сотрудник, входящий в руководящий состав (главный бухгалтер, главный инженер, директор по персоналу, директор по общим вопросам и т.д.).
В отношении других сотрудников действует то же правило: маркетолога может замещать специалист маркетингового отдела, обладающий соответствующей профессиональной подготовкой, бухгалтера – работник отдела бухгалтерии, электрика – другой электрик и т.д.
На период замещения сотруднику предоставляется соответствующая оплата труда и все прочие условия, сопутствующие той должности, на которой он временно оказался.
При этом в законодательстве никаких указаний относительно доплаты нет – все отдается на откуп сторонам соглашения.
Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника
Существует несколько способов замены отпускников:
- Совмещение. Работник совмещает свою работу и работу отпускника (ст. 60.2 ТК РФ).
- Временный перевод. Работник выполняет только обязанности отпускника (ст. 72.2 ТК РФ).
- Совместительство. Работник тратит на работу отпускника свободное от основной работы время (ст. 60.1 ТК РФ).
- Прием временного сотрудника. Сотрудник принимается на работу с заключением срочного договора на срок, соответствующий сроку отпуска заменяемого сотрудника (ст. 59 ТК РФ).