Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Регламентация работы бухгалтерии: как делать и в чем польза для бизнеса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Счета делятся на активные — отражающие активы предприятия, пассивные — отражающие источники и расходы средств — и активно-пассивные. Если дебет по счету больше кредита, то сальдо называется дебетовым, если меньше – кредитовым, если дебет и кредит равны, то сальдо будет нулевым.
Способ 1. Ведите собственную бухгалтерию онлайн.
Помимо затрат обратите внимание на задержки, которые допускает бухгалтерия. Например, несвоевременное начисление заработной платы или несвоевременная отчетность перед руководством.
Двойной вход. Таков принцип внесения информации из первичной в реестры. Двойная запись — отражение прихода (дебета) и расхода (прихода) материальных благ.
Скорость обработки документов увеличивается в несколько раз, а количество ошибок уменьшается. В бухгалтерии больше не накапливаются пачки счетов-фактур, которые потом срочно вводятся в систему в начале нового квартала.
Может ли главный бухгалтер организовать работу бухгалтерской службы так, чтобы она работала на 120%? Или главбух всегда будет таскать на себе весь отдел, без конца исправляя как ошибки подчиненных, так и просчеты руководства?
Для создания эффективного подразделения недостаточно иметь в штате первоклассного главного бухгалтера, опытных бухгалтеров, аудитора, специалиста по налогам, специалиста по информационным технологиям и юрисконсульта и т.д.
В начале статьи я привел пример описания бизнес-процесса в типографии. Схема взята из жизни, мы разработали ее в нашей консультационной программе для клиента.
Иногда функции совмещают, иногда разделяют на несколько сотрудников, в зависимости от объема работы.
Какое имущество подпадает под учет
Имуществом компании считаются материальные и нематериальные объекты, которые используются при ведении профессиональной деятельности. На старте бизнесу принадлежат только вклады учредителей либо собственный капитал предпринимателя. По мере развития компании имущество приумножается или теряется.
Под бухгалтерский учет подпадают:
-
основные средства — объекты недвижимости, технологическое оборудование или транспорт;
-
нематериальные ресурсы — объекты, приносящие прибыль, но не имеющие физического воплощения;
-
финансовые активы в наличной или безналичной форме без учета страны принадлежности денежных единиц;
-
инвестиции — ценные бумаги либо долевое участие в других предприятиях;
-
материально-производственные ресурсы — сырье или готовая продукция, не отгруженная заказчикам;
-
дебиторская задолженность — средства, которые не переведены бизнесу контрагентами по выполненным контрактам или выставленным счетам.
План организации бухгалтерского учета
Постановка бухгалтерского учета в организации начинается с планирования его основных элементов.
- План документации и документооборота. Организации имеют право разрабатывать формы большинства первичных документов, за исключением отдельных специфических групп (например, кассовых ордеров).
- Рабочий план счетов. Организация создает его на базе типового, с учетом особенностей своей деятельности.
- План инвентаризаций. Существуют обязательные условия для проведения инвентаризации, например, перед годовым отчетом. Однако в компании могут быть предусмотрены и дополнительные условия. Важно, чтобы влияние инвентаризаций на протекание бизнес-процессов было минимально.
- План отчетности. Состав бухгалтерских и налоговых отчетов компании существенно зависит от ее индивидуальных особенностей. Например, для общей налоговой системы перечень деклараций будет одним, а для спецрежимов — совсем другим.
- Организационно-технический план. Он включает в себя общий порядок организации учета, в т.ч. используемые программные продукты.
Кому требуются услуги бухучета
Для начала необходимо разобраться в терминологии учета и отчетности, а также в отличиях налогового и бухгалтерского учета. Учет предполагает процесс непрерывного сбора, регистрации и обобщения сведений. На их основе и формируется отчетность, что говорит о тесной взаимосвязи этих 2-х понятий. Процесс ведения бухучета заключается в сборе и фиксации информации о деятельности компании в бухгалтерских документах.
Ошибки в бухучете статут причиной формирования недостоверней отчетности, ровно, как и неправильно сделанная отчетность испортит информацию для правильного учета. В связи с этим собственникам бизнеса рекомендуется проводить проверку бухгалтерской документации. Если время на это отсутствует, то можно воспользоваться услугой бесплатного аудита.
Цели и задачи бухгалтерии
Так получалось, что были попытки ввести финансово-экономическую службу, но они не заканчивались успехом. Происходило раздувание штата, информация терялась ещё больше, порождались конфликты между финансовым директором и главным бухгалтером. В конечном итоге, такие функции, как управленческий учёт, управление финансами, бюджетирование, финансовый анализ, анализ себестоимости, опять возвращались в бухгалтерию.
Я не хочу сказать, что так должно быть всегда. Но возникала необходимость решать задачи бизнеса в рамках структуры, деятельность которой регламентируется законодательством. Более того, все знают, что очень сложно работать с бухгалтерией накануне отчётов. В это время решается её приоритетная задача: посчитать налоги и сдать отчётность.
Один из способов настроить работу бухгалтерии на задачи бизнеса – это чётко обозначить её цели, задачи и функционал. У моих клиентов бухгалтерия в полном составе участвует в сессиях стратегического планирования и при аттестации отвечает на вопросы по знанию продукта, и это развивает внутренние клиентские отношения. У сотрудников бухгалтерии складывается понимание, что и от их работы зависят результаты бизнеса.
Как работать с должностной инструкцией
Обычно знакомство с должностной инструкцией происходит так: «Прочитай и распишись, что ознакомлен». На руки сотруднику второй экземпляр обычно не выдаётся. Я думаю, что при таком подходе видение предстоящей работы у руководителя и подчинённого сильно отличаются. Я предлагаю после ознакомления с инструкцией проводить аттестацию сотрудника на знание каждого раздела. Делает это главный бухгалтер, он заносит результаты аттестации на знание должностной инструкции в таблицу.
| Раздел должностной инструкции | Дата | Результат |
| 1. Общие положения | ||
| 2. Задачи должности | ||
| 3. Подготовка к работе | ||
| 4. Выполнение должностных обязанностей и операций, регламентированных в течение каждого рабочего дня | ||
| 5. |
Результаты такой аттестации могут повлиять на назначение оклада при приёме на работу или по окончании испытательного срока. Самое важное, у главного бухгалтера есть возможность конструктивно побеседовать с подчинённым, сформировать у сотрудника ответственное отношение к работе и к регламентам.
Однако дистанционное ведение бухучета – это более высокие риски: операционные, кадровые, репутационные риски, риски информационной безопасности, утечки конфиденциальной информации. Это также меньшие возможности эффективно контролировать работу привлеченных специалистов, потенциальное нарушение сроков сдачи отчетности в случае расторжения договора.
Поэтому несмотря очевидные выгоды, «бухгалтер на удаленке» — вариант, с которым связаны определенные неудобства. Аутсорсинговая компания — более надежная альтернатива практически за те же деньги. Она может предоставить максимально компетентного в конкретной области сотрудника. Некоторые аутсорсинговые компании оказывают такие дополнительные услуги, как юридические консультации, кадровый учет, оптимизация налогообложения, доступ к справочным системам, проверку контрагентов.
Краткая пошаговая инструкция по организации бухучета ООО с нуля
- Определите ответственного за ведение бухгалтерского учета. Это может быть сам руководитель ООО, штатный главбух или аутсорсинговая фирма.
- Выберите систему налогообложения. Если планируете применять УСН, не пропустите срок подачи уведомления: 30 дней после регистрации, иначе придется работать на ОСНО до конца года.
- Разработайте и утвердите учетную политику. Закрепите в ней методы учета, план счетов и формы регистров и первичных документов.
- Все операции оформляйте первичными документами и фиксируйте в регистрах бухучета с группировкой на соответствующих счетах.
- Организуйте хранение документов в соответствии с установленными сроками.
- Составьте график сдачи налоговых и бухгалтерских отчетов, а также отчетов по сотрудникам.
Помещение и оборудование
Для организации бизнеса на бухгалтерских услугах, при открытии ИП, не обязательно арендовать офис. Первое время можно открыть бухгалтерию на дому и встречаться с клиентами на их территории. Когда объемы работы вырастут, и появится необходимость привлечь новых работников, можно уже задуматься об офисе, площадью 40-50 квадратных метров. Такого помещения будет вполне достаточно для размещения 5 компьютерных столов для Ваших бухгалтеров.
Лучшее местоположение офиса – рядом с потенциальными клиентами. Помимо этого Вы должны провести анализ конкурентов, чтобы не арендовать помещение рядом с какой-нибудь раскрученной фирмой, которая также предоставляет услуги бухгалтерии. Еще очень хорошей идеей будет арендовать помещение рядом с налоговой, чтобы клиенты могли в одном месте делать одновременно несколько дел, связанных с отчетностью фирмы.
Что касается оборудования, если Вы первое время будете работать на дому, потребуется только компьютер, интернет, оргтехника и лицензионные программы. Для офиса придется выделить деньги на ремонт помещения и закупку мебели.
Весь контент для Инстаграма можно разделить на несколько видов:
- продающий;
- информационный;
- вовлекающий;
- развлекательный.
Не используйте только один тип постов. Старайтесь сочетать их между собой. Подстраивайтесь под тему своего блога, обстоятельства и свою аудиторию. Иногда контент может быть комбинированным (развлекательно-продающий пост).
Примеры продающих постов
Одна третья часть постов должна быть именно такой. С помощью такого контента бухгалтер сможет привлечь аудиторию и познакомить их поближе со своей профессией.
- Пост-знакомство.
- Итоги обучения.
- Особенности вашего подхода к работе.
- Список услуг.
- Отзывы клиентов и студентов, если у вас есть обучающие курсы.
- Ваши преимущества.
Кроме того, вы можете поделиться со своими подписчиками и другой полезной информацией. Такой контент будет как раз совмещать в себе два вида: информационный и продающий. Благодаря публикациям подобного плана вы ещё раз продемонстрируете свои прекрасные знания и докажите подписчикам ещё раз, что вы действительно профессионал своего дела.
- Как проверить своего бухгалтера на честность.
- Как набрать опыта новичку в этой профессии.
- Какому типу рекламы услуг бухгалтера не стоит доверять.
- ТОП-10 вопросов, которые нужно обязательно задать специалисту перед началом работы.
- Что такое НДС?
- Зачем на предприятии нужен бухгалтер.
Не забывайте проводить акции и розыгрыши, ведь они точно привлекут внимание других пользователей! Подписчики любят подарки и что-нибудь бесплатное!
Примеры информационных, вовлекающих и информационных постов
Такие публикации будут разбавлять продающий контент, ведь нельзя пользователям всегда рассказывать о своём профессионализме. Иногда нужно давать им и полезную информацию, которая может пригодиться в жизни.
Кроме того, с аудиторией можно поделиться забавными историями, которые связаны с вашей работой или личной жизнью
Очень важно, чтобы подписчики понимали, что даже у таких профессионалов есть не только рабочие дни, но и выходные, и свободное время, и друзья, и семья!. Забавные вопросы от подписчиков и клиентов
Забавные вопросы от подписчиков и клиентов.
- Голосование за разбор будущей темы.
- Небольшой тест на предпринимательские способности.
- Как прошла встреча с моим первым клиентом.
- Как опыт бухгалтера помогает мне в жизни.
Учет сырья, товаров, тары на складе и в бухгалтерии
Бухгалтерский учет в ресторанах и кафе включает в себя также фиксацию поступлений товаров и сырья, их оценку. Все начинается, с оформления договоров по запросу от заведения к поставщику.
Поставщик должен отправить заказчику:
- два экземпляра договора;
- уставные документы предприятия;
- прайс;
- санитарные сертификаты на продукцию;
В договоре с поставщиком важно указать:
- сроки поставки после заявки;
- время доставки;
- порядок компенсации при нарушении этих сроков;
- сроки оплаты и отсрочки оплаты продукции;
- порядок компенсации при просрочке оплаты;
- условия возврата неликвидной продукции и возмещение в таких случаях.
Работа с закупщиком, деньги ему нужно выдавать только под отчет. В конце дня закупщик заполняет авансовый отчет на основании чеков и товарных накладных, после чего сдает остаток либо ему возвращают перерасход.
Как показывает практика многих успешных заведений, можно работать и с поставщиками, и с закупщиком. Периодически поставщики не успевают привезти продукцию вовремя и закупщик может спасти ситуацию. К тому же, нужные позиции иногда выгоднее купить на рынке или в супермаркете.
Наравне с поставками вашему бухгалтеру или вам, если не собираетесь никому доверять свою бухгалтерию, придется учитывать списания. Это могут быть:
- порча;
- питание персонала;
- угощение гостя;
- проработка блюд для ознакомления официантов, фотографий и так далее;
- проверка вкусовых качеств блюда;
- проверка веса блюда;
- проверка соблюдения санитарных норм (для СЭС) и т.д.
В нем, как правило, приводится графическая модель бизнес-процесса. Она изображается в виде схемы, состоящей из нескольких блоков. Графическое изображение можно создать с помощью программных продуктов ПК. Схемы отражают конкретный порядок действий для реализации тех или иных задач. Визуализация удобнее, чем текст. На схеме четко отображается начало процесса и каждого этапа, связь между ними и конечный результат. Такую модель часто используют разработчики регламента взаимодействия между отделами компании по 223-ФЗ . В схеме выделяются такие ключевые параметры, как выходы и входы, участники и клиенты. Если новичок ознакомится с такой моделью, то он сразу же поймет специфику процесса и будет уже готов к реализации определенной задачи.
Методическая инструкция определяет унифицированные правила и методы выполнения определенного процесса, независимые от исполнителей.
Примерная структура методической инструкции такова:
- достаточно подробное описание предметной области, в которой применяются описываемые правила и методы; в частности, рекомендуется давать принципы классификации или систематизированный перечень объектов, используемых в указанных правилах и методах;
- описание целей и правил анализа и интерпретации результатов, полученных в соответствии с излагаемой методикой;
- примеры применения описываемых правил и методов, документирования их применения.
Методические инструкции (особенно в части классификаторов и форм документов) рекомендуется разработать и согласовать до написания соответствующих регламентов. Рекомендации по написанию разделов методической инструкции аналогичны приведенным выше.
Элементы внутреннего контроля
Основными элементами внутреннего контроля экономического субъекта являются:
- контрольная среда;
- оценка рисков;
- процедуры внутреннего контроля;
- информация и коммуникация;
- оценка внутреннего контроля
Контрольная среда представляет собой совокупность принципов и стандартов деятельности организации, которые определяют общее понимание внутреннего контроля и требования к внутреннему контролю в организации в целом. Она отражает культуру управления организацией и создает надлежащее отношение персонала организации к осуществлению данного контроля.
Коммуникация как элемент внутреннего контроля — это способ распространения информации, необходимой для принятия управленческих решений и осуществления внутреннего контроля. Например, каждый сотрудник организации должен быть осведомлен о рисках, относящихся к сфере его ответственности, об отведенной ему роли и задачах по осуществлению внутреннего контроля и информированию руководства.
Постановка контроля за фактами хозяйственной жизни очень важна для организации. Контроль традиционно подразделяется на предварительный, текущий и последующий. Оптимально, когда эти этапы разделены между разными работниками организации. Если санкционирование и контроль за совершением хозяйственных операций будут поручены одному должностному лицу, это может привести к ошибкам и возможным злоупотреблениям с его стороны — ведь он полностью контролирует хозяйственную жизнь, от «а» до «я». Если же в разных этапах контроля участвуют разные сотрудники, это повышает независимость и эффективность контрольных мероприятий. Для их проведения целесообразно (не обязательно, но желательно) создать комиссию по внутреннему контролю. Именно ее члены будут независимыми ревизорами.
Оценка рисков и управление ими также являются важной составляющей системы внутреннего контроля. Под риском понимается сочетание вероятности и последствий недостижения экономическим субъектом целей деятельности. Риски могут быть сгруппированы по следующим видам: финансовые, правовые, страновые и региональные, репутационные и др. Информация о рисках хозяйственной деятельности необходима организации для полного представления о своем финансовом положении, финансовых результатах деятельности и изменениях в своем финансовом положении.
К сведению!
Организации, публикующие годовую отчетность по каждому виду рисков в годовой бухгалтерской отчетности, обязаны раскрывать информацию о таких качественных характеристиках своей хозяйственной деятельности, как подверженность рискам, и о причинах их возникновения; концентрации риска (описание конкретной общей характеристики, которая отличает каждую концентрацию (контрагенты, регионы, валюта расчетов и платежей, др.); механизм управления рисками (цели, политика, процедуры, применяемые в области управления рисками, и методы, используемые для оценки риска, и т. п.); изменения по сравнению с предыдущим отчетным годом (Информация Минфина России № ПЗ-9/2012).
Для достижения своей финансовой стабильности организация может применять следующие процедуры внутреннего контроля:
- документальное оформление (например, осуществление записей в регистрах бухгалтерского учета на основе первичных учетных документов, в том числе бухгалтерских справок; включение в бухгалтерскую (финансовую) отчетность существенных оценочных значений исключительно на основе расчетов);
- проверка оформления первичных учетных документов на соответствие установленным требованиям при принятии их к бухгалтерскому учету;
- санкционирование (авторизация) сделок и операций, обеспечивающее подтверждение правомочности совершения их. Как правило, оно выполняется персоналом более высокого уровня, чем лицо, осуществляющее сделку или операцию;
- сверка данных;
- разграничение полномочий и ротация обязанностей персонала;
- процедуры контроля фактического наличия и состояния объектов, в том числе физическая охрана, ограничение доступа, инвентаризация;
- надзор за правильностью осуществления сделок и операций, выполнения учетных операций, точности составления бюджетов (смет, планов), соблюдением установленных сроков составления бухгалтерской (финансовой) отчетности;
- процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами (правила и процедуры, регламентирующие доступ к информационным системам, данным и справочникам, правила внедрения и поддержки информационных систем, процедуры восстановления данных и др.).
В любом случае, если основные процедуры контроля фактов хозяйственной жизни соблюдаются не формально, а хорошо проработаны, то они позволят обеспечить высокую эффективность внутреннего финансового контроля организации в целом.
5 правил взаимодействия с бухгалтерией, которые сберегут ваши деньги и нервы.
Руководитель часто сталкивается с проблемами в управлении и общем взаимодействии со своей бухгалтерской службой. Можно ли их избежать? Вряд ли. Но их точно можно предупредить и решить.
Я сформулировал 5 несложных правил, которые позволял вам эффективно выстроить работу со своим главбухом. Можете использовать их как чек-лист – это не займет много времени, но, уверен, принесет ощутимую пользу уже завтра.
Правило 1. Объясните главбуху, чего вы от него ждете, и зафиксируйте это в договоре
Большинство конфликтов происходит от недопонимания между людьми. В рабочих отношениях это может проявляться по-разному: руководитель думал, что задача быстрая, а сотрудник ощущает ее иначе; сотрудник считает, что руководитель понимает его нагрузку, а тому кажется, что подчиненный слишком расслабился; руководитель хочет одного, а сотрудник дает ему совсем иное, и при этом тратит на это иное массу времени и сил… Чтобы этого избежать, оговорите с главбухом свои ожидания от его работы и убедитесь, что он вас понял. А для начала, определитесь с ними сами. Например:
— Вести учет в соответствии с требованиями законодательства РФ, следить за изменениями законодательства и корректировать свою работу в соответствии с ними.
— Грамотно организовывать работу с контролирующими органами.
— Предлагать пути финансовой оптимизации и экономии.
— Уметь объяснить руководителю простыми словами тонкости бухгалтерского учета.
— Быстро предоставлять понятные, достоверные отчеты без лишней воды и (это важно!) лишних подробностей.
Подавляющее большинство руководителей не может сформулировать свои ожидания. Что еще страшнее – они не фиксируют их в договоре.
Я ожидаю, что бухгалтер будет осознавать, что от того, насколько качественно он ведет бухгалтерский учет, может зависеть выживание организации. Что он будет осознавать, что его работа очень важна, т. к. управление организацией без корректных данных можно сравнить с ездой на автомобиле с поднятом капотом и без приборов. Что он будет упрощать свою работу путем автоматизации и правильной организации работы.
В том числе я ожидаю, что он будет требовать от других качественного и своевременного исполнения работы. А если по чьей-то вине бухгалтер не может хорошо исполнять свои обязанности, то я рассчитываю, что он будет информировать меня о возникших проблемах, чтобы я мог уладить их.
Нужно постоянно помнить, что может и чего не может делать главный бухгалтер – об этом мы уже говорили выше. Очень важно провести разграничения между бухгалтерской и финансовой службами. В крупной компании, где работают обе эти службы, это сделать легче, подчинив главбуха либо непосредственно руководителю, либо финансовому директору.
Правило 2. Изучите основы бухгалтерского учета. И не нарушайте правила сами
Мой опыт подсказывает, что если руководитель хочет держать руку на пульсе своего бизнеса, ему придется изучить хотя бы основы бухгалтерского учета. Понимать, что происходит с вашими деньгами – это основа любого бизнеса.
Но мало понимать. Важно самому не нарушать изученные принципы. Будьте примером для своих сотрудников.
Первое, что следует взять за правило – весь учет хозяйственной деятельности организации ведется исключительно на основе имеющейся первичной документации, т.е. все сделки, которые привели к поступлению или списанию денежных средств должны быть в обязательном порядке документально подтверждены. Конечно, бухгалтер в праве по вашему распоряжению включить данные из электронной копии документа, но помните – это не избавляет вас от обязанности получить оригинал этих документов.
Еще один тонкий момент, если вы вдруг предоставите завалявшиеся документы за предыдущие периоды, то это повлечет за собой определенные манипуляции со стороны бухгалтера, составление и сдачу корректирующей отчетности. Вряд ли он скажет Вам за это спасибо!
Помним, что закрывающие документы для составления бухгалтерской и налоговой отчетность рекомендуется предоставлять регулярно, в течение всего периода (чтобы не составлять отчетность в авральном режиме):
- годовую до 20 марта;
- квартальную до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (апрель, июль, октябрь, январь).
Отчетность в пенсионный фонд и фонд социального страхования рекомендуется к формированию:
- годовая до 5 февраля;
- квартальная до 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Итак, когда мы разобрались с первичными документами и все правильно предоставили для проверки нашему бухгалтеру, пришло самое время согласовать отчетность.
Перед тем, как подписывать отчетность позаботьтесь о том, чтобы с ней ознакомиться. Даже если вы плохо разбираетесь в бухучете, попросите бухгалтера или обслуживающую вас компанию пояснить все, что вам не понятно и главное, уточните сумму рассчитанного налога.
Бухгалтер должен обеспечить, чтобы все его бумаги были в порядке. Когда у вас нет системы хранения и управления документами, вы тратите кучу времени впустую. Просто вспомните, сколько иногда уходит времени на поиск той или иной бумажки из-за того, что, либо вы не положили ее на место, либо вообще не определили место для нее.
Правило 3. Регулярно проверяйте результаты текущей работы бухгалтерии
Регулярность проверок во многом зависит от того, как настроен учет. Для малого и среднего бизнеса удобно настроить синхронизацию учетных систем с главбухом на аутсорсе. Таким образом, операционный учет будет вестись в моменте, и вы будете уверены, что у бухгалтера есть все данные для своевременной сдачи отчетности.
Конечно, руководитель должен иметь общее представление о предмете, иначе не избежать лапши на ушах. Полезно иметь для себя периодичность уплаты различных налогов. И крайне важно настроить оповещения от налоговой так, чтобы все требования приходили руководителю, а не только главному бухгалтеру. Часто руководители даже не знают, что им начисляют штрафы и пени. Для него эти суммы надежно спрятаны в уплаченных налогах. Поэтому задайтесь вопросом: если придут требования налоговой, то куда они придут?
Правило 4. Внимательно подбирайте персонал на должность главного бухгалтера.
Если не знать всех нюансов бухучёта и налогообложения, конечно, трудно выбрать из множества претендентов достойного. Либо руководитель отдает предпочтение человеку с солидной внешностью, либо просто записям в трудовой книжке. На практике же главный бухгалтер не всегда оказывался тем специалистом, которого он рисовал из себя на собеседовании.В результате — проблемы в учёте. По большому счёту, как руководитель может понять, что бухгалтерия не справляется со своей работой?
Во-первых, если пришла налоговая проверка и насчитала большую сумму штрафов и пеней. Во-вторых, если к вашей фирме постоянно применяются налоговые санкции за несданную вовремя декларацию или позже срока уплаченные налоги. В-третьих, если на вашу просьбу найти накладную от поставщика за прошлый год бухгалтерия две недели ищет её в своих архивах.
Иногда проходит несколько лет, пока не проявятся результаты «работы» главного бухгалтера. Представляете, как много потом придётся восстанавливать, и вряд ли вновь принятый человек захочет разгребать всё это бесплатно.
Одним словом, подбор персонала на эту должность — рулетка. Чтобы избежать ошибок, опять же, рекомендую взять главбуха на аутсорс в компании из сети «1С:БухОбслуживание». Если от вас уходит бывший главный бухгалтер, и вы ему всё ещё доверяете, можно попросить его подобрать для себя замену. Однако, если он очень торопится уйти, его выбор может быть не очень тщательным, а процесс подбора финансового управленца — процесс серьёзный и потому долгий. Если все же хотите штатного бухгалтера, возьмите специалиста на аутсорс хотя бы на период поиска.
Правило 5. Напишите должностные инструкции
Смена руководителя любого отдела всегда влечёт за собой смену приоритетов. Когда приходит новый человек, начинаются перестройки: то оказывается, что программа не та (или её нужно срочно дописать), то нужно принять ещё сотрудников, а иногда, наоборот, приходится увольнять неугодных новому руководству подчинённых. Это выливается в финансовые затраты и во временное снижение эффективности работы отдела.
Работа финансовой службы, как и работа компании в целом, должна быть стандартизирована. Во-первых, это сделает бухгалтерский отдел более управляемым, а во-вторых, исключит неразбериху при смене финансового руководства. Ведь новый главный бухгалтер уже не будет устанавливать свои порядки, а будет действовать согласно прописанной ранее методике.
Стандарты можно разделить на три уровня: положение о системе бухгалтерского учёта на предприятии, руководства по ведению бухучёта и должностные инструкции.
Наиболее важным и общим является положение «О системе бухгалтерского учёта на предприятии». Это описательный документ, устанавливающий основные правила ведения бухучёта:
- краткое описание и основные требования к составлению документов, входящих в систему ведения бухгалтерского учёта;
- описание главных принципов классификации и группировки объектов учёта;
- список основных терминов и понятий, используемых в документах.
Руководства по ведению учёта занимают расписывают весь процесс ведения бухгалтерского учёта на предприятии. Их можно разделить на две группы:
- документы, в которых отражают способы формирования информации об объектах учёта (или руководства по бухгалтерскому учёту и отчётности),
- документы, в которых расписана организация функционирования финансовой службы предприятия (руководства по организации ведения бухучёта).
Эти руководства – детальное практическое описание процессов, происходящих в учёте и в самой бухгалтерии.
Примеры положений по организации учёта: «Положение о бухгалтерской службе организации», «Положение об организации первичного учёта», «Положение о документообороте» и т.д.
Должностные инструкции — документы третьего уровня. Это инструкции, которые расписывают конкретные операции в учётной работе бухгалтерских служб и персонала и регламентируют работу конкретных исполнителей. Инструкции можно подразделить на:
- рабочие инструкции, содержащие пошаговый алгоритм действий для каждого исполнителя (например, «Инструкция по отражению в учёте поступления и выбытия основных средств», «Инструкция по расчёту амортизационных отчислений» и т.д.);
- должностные инструкции сотрудников бухгалтерской службы.
Сначала необходимо составить перечень документов, которые предприятие использует в хозяйственной деятельности. Учесть необходимо все группы документов, первичные, сводные, внутренние и внешние и т.д.
Также для полноценного отображения данных в учете учесть в графике входящие документы, что изначально поступают не в бухгалтерию. Таким примером может быть входящая корреспонденция, поступающая в канцелярию или секретарю, непосредственно относящаяся к работе бухгалтерии – накладные от поставщика, письма налоговой службы и других инстанций. От этого может зависеть формирование расходов, доходов, начисление штрафов и прохождение плановых проверок.
При формировании списка не забудьте про документы, которые оформляются всего несколько раз в год: ведомость выдачи новогодних подарков, заявки на представительские расходы, план-расчет проведения рекламных акций.