Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка на доверенность». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Изначально, когда организация только-только встала на учёт в налоговом органе и начала свою работу, все полномочия сконцентрированы в руках одного человека – директора. Именно директор несёт ответственность за пожарную безопасность, охрану труда, сохранность имущества на складе и так далее. Как несложно догадаться, вести дела таким образом попросту невозможно, а значит, возникает необходимость распределить сферы ответственности между подчинёнными. Именно здесь в игру и вступают доверенности.
Как написать служебную записку: примеры и образцы
Служебная записка — одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии.
КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня
Получить доступ
Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.
Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в написании записки возникает, если нужно получить реакцию на какие-либо экстраординарные события.
Кроме того, в записке могут указываться рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении записки нужно следовать определенным правилам, о которых речь пойдет далее.
Основные признаки доверенности
Доверенность отличается этими признаками:
- Письменная форма. Часто бумагу необходимо заверять у нотариуса. Потребность в заверении зависит от статуса доверителя.
- Односторонняя сделка. Это сделка одностороннего типа, по итогам которой доверитель получает ряд полномочий.
- Срочность. Это документ срочного типа. То есть, у него есть срок действия (статья 186 ГК). Если в бумаге не стоит срока, она утрачивает свою юридическую силу через 1 год с даты создания. Если в документе не стоит дата оформления, он признается ничтожным.
- Два участника. В сделке участвует 2 лица: доверитель (лицо, передающее полномочия) и доверенное лицо (человек, получающий полномочия).
ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНОЙ ДОВЕРЕННОСТИ
ОФОРМЛЕНИЕ КОММЕРЧЕСКОГО ДОГОВОРА
Договор– документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.
Коммерческий договор является основным правовым документом во взаимоотношениях между организациями.
В договоре отражаются: характер сделки, условия, сроки, цена, качество (продукции, услуг), оплата, гарантии, права и обязанности сторон, порядок разрешения споров.
Договорные отношения могут быть установлены двумя путями.
1. Путем направления оферты – письменного предложения о заключении договора. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (ст. 435 ГК РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом(согласием).
2. Путем представления одной из сторон проекта договора. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр договора возвращается стороне, подготовившей проект.
В договоре должны быть:
— четкая формулировка прав и обязанностей сторон, не допускающая возможность иного толкования;
— предусмотрена возможность расторжения договора любой из сторон;
— цена в рублях или другой валюте, если партнером является иностранная фирма;
— санкции к каждой из сторон за невыполнение обязательств.
Договоры относятся к документам, которые являются важнейшими доказательствами в арбитражном суде при возникновении споров.
Доверенность на выдачу доверенностей
Доверенность на выдачу доверенностей обязательно должна заверяться у нотариуса.
Связано это с тем, что уполномочивая кого-либо на выдачу таких документов, доверитель перекладывает на своего представителя ответственность за действия новых доверенных лиц.
При этом каждый раз, прежде чем составить новую доверенность, основное доверенное лицо (т.е. тот, на кого выписана первичная доверенность) должен уведомить об этом своего доверителя, причем в письменном виде.
В оповещении должна быть информация о том, на кого, для каких целей и задач и на какой период будет выдана очередная доверенность. Если такого уведомления не будет, то вся ответственность за действия новых представителей ляжет на посредника.
В начале документа пишется
- его наименование,
- дата выдачи,
- населенный пункт, в котором зарегистрирована компания.
Сюда вписывается следующая информация:
- данные о лице, которое выдало доверенность (если это руководитель предприятия – название организации, ее ОГРН, КПП и прочие идентификационные характеристики), должность, ФИО доверителя;
- сведения о представителе с обязательным внесением данных из его паспорта или другого удостоверяющего личность документа;
- кому, на какой период и какие доверенности может выдавать представитель, для решения каких целей и задач;
Чем подробнее будет расписана эта часть документа, тем меньше вопросов она вызовет, если вдруг возникнет необходимость подтверждения его подлинности.
Обязательно следует отметить период действия доверенности. Если такого пункта не будет, этот срок автоматически приравнивается к одному году со дня выписки бланка.
Это внутренний документ, при помощи которого можно:
- быстро и эффективно решить текущие производственные задачи;
- уведомить должностное лицо о существующих проблемах;
- внести предложения о разрешении конфликтной ситуации;
- согласовывать намеченные действия;
- запросить нужную информацию или получить инструкцию;
- сопроводить иное сообщение;
- списать денежные средства;
- сделать необходимое объявление.
Служебная записка от работника: цели и образец
Ее текст зависит от того, с какой целью она была написана. В начале документа указывается наименование компании и данные руководителя, которому она направляется. После этого составитель указывает собственные данные. Внизу с новой строки в произвольной форме излагается суть проблемы.
Если текст большой, он должен быть разделен на несколько абзацев. В первом описывается проблема, а во втором указывается просьба или предложение. Если просьба исходит от коллектива, в третьем абзаце указывается место их работы (цех, отдел, бригада) и фамилии работников, составивших документ. Свою подпись с расшифровкой ставит руководитель подразделения, а подписи остальных сотрудников могут быть приложены на отдельном листе. В конце документа проставляется дата составления.
Подпись должна быть собственноручной, а не отснятой на ксероксе, даже если документ напечатан на компьютере. Желательно, чтобы он имел свой порядковый номер.
Случаи нарушения трудовой дисциплины могут быть установлены в процессе выполнения должностных обязанностей.
После того как указанные обстоятельства стали известны непосредственному руководителю среднего звена, он обязан сообщить об этом директору
В такой служебной записке указывается:
- точное время и место составления, которое очень важно в случае применения в отношении сотрудника дисциплинарного и материального наказания;
- подробное, вплоть до малейших деталей, описание нарушенных работником обязанностей, с учетом конкретных действий или бездействия. Обязательно делается ссылка на раздел или пункт нарушенной должностной инструкции;
- перечень свидетелей произошедшего, у которых нужно взять объяснения.
Чем точнее и правильнее был составлен документ, тем справедливее будет решение нанимателя.
На основании такой служебной записки работника за хорошую и качественную работу могут материально поощрить. Составить такой документ вправе:
- руководитель подразделения, в котором работает сотрудник, претендующий на получение премиальных доплат;
- совет бригады;
- профсоюз, членом которого является сотрудник.
В служебной записке такого типа нужно указать:
- полные данные и должность руководителя, который вправе издать приказ о поощрении сотрудника;
- должность и ФИО должностного лица, составившего документ;
- просьба о премировании конкретного работника или нескольких человек. В обязательном порядке указывается причина премиальных доплат, их размер и время (число и месяц) выплаты;
- полная информация о работнике (его должность и ФИО без сокращений);
- дата подписания служебной записки (день, месяц и год);
- подпись составителя документа.
Для получения премиальных выплат на основании служебной записки необходимо пройти несколько этапов:
- подписанный документ отправляют в канцелярию или отдел, отвечающий за внутренний документооборот. Там бумагу регистрируют и присваивают ей индивидуальный номер. После этого ее направляют для рассмотрения руководителю;
- документ о начислении премии рассматривает ответственный руководитель компании. Он принимает решение о выплате или об отказе. Решение оформляют в письменном виде, после чего его направляют в отдел по работе с кадрами;
- сотрудники отдела кадров готовят приказ о поощрении работника. Основанием для выплаты будет служебная записка;
- на последнем этапе приказ отправляют в бухгалтерию, которая производит начисление.
Служебные записки: как оформить и когда пригодятся в учете
Срок хранения Журнала учета и выдачи доверенностей – 5 лет (ст. 193 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, 2000 год).
Если документооборот ведется только в бумажном виде, то вопросов по ведению журналов, в т.ч. об отражении в них факта выдачи доверенности подписью получателя, не возникает. А как быть, если журналы регистрации доверенностей ведутся в электронном виде? В этом случае в номенклатуре дел следует указать, что документ хранится в электронном виде. А вот зафиксировать факт передачи доверенности уполномоченному лицу можно следующим образом: из системы электронного учета доверенностей распечатывается регистрационная карточка доверенности, которая уже будет содержать всю информацию о выданной доверенности, включая реквизит «отметка о передаче доверенности уполномоченному лицу под подпись», при этом не потребуется заполнять эту карточку вручную. На этой распечатке получатель доверенности и должен будет расписаться. Все распечатанные карточки с оригинальными подписями можно формировать в отдельное дело, срок хранения которого будет совпадать со сроком хранения Журнала учета и выдачи доверенностей.
Обязанности по формированию регистрационного дела возлагаются на тех же ответственных лиц, что занимаются регистрацией доверенностей. Дело формируется из ксерокопий доверенностей, выданных в период одного календарного года, т.е. с 1 января по 31 декабря текущего года. К ксерокопии доверенности подшивается и служебная записка (запрос о выдаче доверенности), если таковая имела место. В случае аннулирования доверенности на ксерокопии делается отметка, например, «Доверенность отозвана приказом предприятия от 03.03.2010 № 45-о/д». К копии также подшивается оригинал прекращенной доверенности, возвращенный уполномоченным лицом. Срок хранения дела – 5 лет, ЭК.
Следует обратить внимание на то, что Перечень типовых управленческих документов (2000 года) для некоторых доверенностей (их копий и возвращенных оригиналов) устанавливает более длительные сроки хранения. Так, статья 5 предписывает хранить постоянно протоколы заседаний и другие документы к ним (в т.ч. доверенности), если они документируют заседания коллегиальных исполнительных, контрольных / ревизионных, научных / экспертных / методических / консультативных органов организации, а также совещания у руководителя организации, собраний трудовых коллективов организации, общих собраний акционеров1 / пайщиков.
Пикалова Татьяна 24.05.2018, 16:58
У нас на работе ведется книга регистрации доверенностей в электронном и бумажном виде. Полный перечень того на что дается доверенность иногда занимает 2-3 страницы рукописного текста. Нужно ли в бумажном варианте указывать все пункты, если в электронном журнале прописывается полностью вся доверенность.
- Свежие
- Посещаемые
В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:
- Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
- Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
- Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.
Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.
Как написать служебную записку
Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.
Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).
Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).
В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.
Как составить служебную записку
Доверенность на выдачу доверенностей обязательно должна заверяться у нотариуса.
Связано это с тем, что уполномочивая кого-либо на выдачу таких документов, доверитель перекладывает на своего представителя ответственность за действия новых доверенных лиц.
При этом каждый раз, прежде чем составить новую доверенность, основное доверенное лицо (т.е. тот, на кого выписана первичная доверенность) должен уведомить об этом своего доверителя, причем в письменном виде.
В оповещении должна быть информация о том, на кого, для каких целей и задач и на какой период будет выдана очередная доверенность. Если такого уведомления не будет, то вся ответственность за действия новых представителей ляжет на посредника.
В начале документа пишется
- его наименование,
- дата выдачи,
- населенный пункт, в котором зарегистрирована компания.
Сюда вписывается следующая информация:
- данные о лице, которое выдало доверенность (если это руководитель предприятия – название организации, ее ОГРН, КПП и прочие идентификационные характеристики), должность, ФИО доверителя;
- сведения о представителе с обязательным внесением данных из его паспорта или другого удостоверяющего личность документа;
- кому, на какой период и какие доверенности может выдавать представитель, для решения каких целей и задач;
Чем подробнее будет расписана эта часть документа, тем меньше вопросов она вызовет, если вдруг возникнет необходимость подтверждения его подлинности.
Обязательно следует отметить период действия доверенности. Если такого пункта не будет, этот срок автоматически приравнивается к одному году со дня выписки бланка.
Текстовое описание процесса Владелец процесса — Правовое управление. Шаг 1: Подготовить служебную записку на имя директора по правовым вопросам Ермаковой А. При поступлении на исполнение работники ПУ организуют оформление доверенности. Шаг 4: После поступления уведомления от ПУ о готовности, забрать доверенность в кабинете , Мясницкая, 18 контактные телефоны: Яковлев А.
Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами (статья 185 ГК РФ).
Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие, в том числе на представление интересов в суде, может содержаться как в отдельном документе (доверенности), так и в договоре, решении собрания, если иное не установлено законом или не противоречит существу отношений (пункты 1, 4 статьи 185 ГК РФ, статья 53 ГПК РФ, статья 61 АПК РФ) (п. 125 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 N 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации»).
Доверенности: правила оформления и обращения
Главное Документы Эксперты. Начало см. Помочь в этом может предлагаемая вашему вниманию публикация, являющаяся продолжением комплексного исследования вопросов, связанных с доверенностями, используемыми в деятельности практически каждой организации на современном этапе. Порядок составления, регистрации и учета доверенностей В крупных компаниях, в которых выдается много доверенностей, целесообразно регламентировать порядок составления, регистрации и учета доверенностей на локальном уровне. Сделать это можно путем утверждения специального локального нормативного акта, который позволит унифицировать процедуру выдачи доверенностей, установить механизм отслеживания сроков действия доверенностей и обеспечить учет выданных и отмененных доверенностей, а также установить ответственных лиц, вовлеченных в каждую из стадий регламентированной процедуры.
Как правильно составить доверенность: общие правила
Как мы уже упоминали, доверенность составляется в письменной форме. Существуют правила оформления доверенности, пусть и не очень строгие. В ней должны быть указаны следующие сведения:
- Сведения о доверителе и составителе: ФИО, дата рождения, адрес регистрации, паспортные данные.
- Полномочия, которые даются представителю, то есть указание, перечисление тех действий, которые представитель может совершать от лица, выдавшего доверенность.
- Дата составления и подпись доверителя.
Желательно также указать:
- Срок действия доверенности, если не устраивает «стандартный» в один год.
- Передоверие, если может смениться представитель.
- Образец подписи представителя, чтобы можно было сличить при предъявлении доверенности.
Доверительное письмо на получение груза
В доверительном письме, составленном для получения груза, должны присутствовать следующие сведения:
- Дата и место оформления доверительного письма;
- Полное название правообладателя – как для юридического, так и для физического лица;
- Затем определяется представитель организации, который совершает свои действия по ее уставу;
- После фразы «который этим доверительным письмом уполномочивает» указывают фамилию и инициалы посредника, а также данные его паспорта – при процедуре получения груза предоставляется документ, на который было выдано доверительное письмо;
- Затем пишут «получать в …. (указывается, где именно посредник может получить груз) грузы, приходящие на имя (название юридического или физического лица) с правом подписи об их получении».
- В завершение письма ставит свою подпись руководитель организации и проставляется печать организации.
Обстоятельства, по которым наиболее часто составляется такой документ
Большинство руководителей предприятий и организаций стремятся обходиться без таких документов. Это вполне логично – значительно безопаснее возлагать представительские полномочия на человека, которого знаешь лично.
Тем не менее, существуют ситуации, когда доверенность на выдачу доверенностей оказывается необходимой, например, в крупных компаниях, где много отделов и работников, вследствие чего директор не может единолично решать все текущие вопросы. Также такой документ применяется в территориально отдаленных от головного офиса филиалах и структурных подразделениях предприятия, когда право на выдачу доверенностей передается руководителю удаленного офиса.
Доверенность на выдачу доверенностей может составляться для передачи полномочий на выполнение самых разных функций:
- получение товарно-материальных ценностей
- отправку груза
- представительство в различных государственных инстанциях
- коммерческих структурах и т.д.
Пример доверенности на получение почты
Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-м, 3-м и 4-м адресатами не указывается.
Доверенность на получение почты от имени организации составляется по аналогичным требованиям. Доверять получение корреспонденции должно лицо, которое действует от имени организации в качестве исполнительного органа (обычно это директор, действующий на основании Устава). Такая доверенность оформляется на фирменном бланке организации, содержащем ИНН и юридический адрес.
Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.
Но на практике так поступают редко. Организации проще сразу оформить доверенности в простой письменной форме на нескольких сотрудников.