Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: как сдавать отчетность обособленному подразделению». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если работника переводят в обособленное подразделение, то данный перевод происходит в пределах одной компании. Причем это не зависит от того, что было указано в трудовом договоре: определенное рабочее место, наименование компании, либо ее местонахождение. Под переводом понимают изменение структурного подразделения, включая и подразделение, расположенное в иной местности. Под иной местностью в данном случае понимают ту местность, которая находится за пределами границ населенного пункта (72.1 ТК РФ).
Что такое перевод работника
Важно! Перевод работника в обособленное подразделение, расположенное в иной местности, оформляется как постоянный перевод внутри компании. С этой целью заключается допсоглашение к действующему трудовому договору, издается приказ о переводе и вносится запись в трудовую книжку работника и его личную карточку.
В качестве работодателя выступать может только головная компания, а не ее обособленное подразделение.В трудовом договоре с работником необходимо указывать место работы, а если его принимают в обособленное подразделение, находящееся в иной местности, то местоположение этого подразделения указывается в договоре (
Как оформляется перевод работника в обособленное подразделение
Если в качестве инициатора перевода выступает работник, то в этом случае он должен написать на имя своего работодателя заявление. Если инициатором является сам работодатель, то от работника нужно будет получить письменное согласие. Обычно такое согласие получают так: издается приказ о переводе работника, на котором он ставит о.Однако, уведомление работнику следует направить еще до того, как будет издан приказ. Для этого работнику направляется уведомление, которое составляется в свободном виде. На данном уведомлении работник в письменном виде выражает свое согласие на перевод, либо отказывается от перевода. В случае последнего работник может быть уволен по одному из следующих оснований:
- собственное желание;
- соглашение сторон;
- сокращение.
Иногда перевод работника происходит по инициативе руководителя структурного подразделения. Для этого он должен составить представление о переводе сотрудника, в котором дается характеристика профессиональных и деловых качеств сотрудника, а также объясняется причина перевода. Представление пишется на имя руководителя, который после ознакомления с документом, ставит на нем резолюцию.
Чем перевод отличается от перемещения
Как при переводе, так и при перемещении работник остается в пределах одной компании. Однако, два данных понятия идентичными не являются. В случае перемещения работника происходит смена его рабочего места, а его трудовая функция и все условия трудового договора сохраняются. Другими словами,работник выполняет ту же работу, но меняется рабочее место. Даже согласие на перемещение от работника получать не нужно.
В случае с переводом происходит изменение условий трудового договора, а также меняется трудовая функция работника. Для того, чтобы работник считался переведенным, то должно выполняться одно из следующих условий (местность при этом не меняется):
- меняются трудовые функции работника, прописанные в трудовом соглашении (само место работы при этом остается прежним);
- меняется структурного подразделения, где трудится работник, если данное подразделение в трудовом соглашении указано как место работы.
В соответствии с п. 7 ст. 226 НК РФ налоговые агенты (российские организации, ИП) имеющие обособленные подразделения, выступая в качестве налоговых агентов, обязаны перечислять удержанные суммы НДФЛ в бюджет как по своему местонахождению, так и по местонахождению каждого своего обособленного подразделения.
В соответствии с п. 7 ст. 226 НК РФ налоговые агенты (российские организации, ИП) имеющие обособленные подразделения, выступая в качестве налоговых агентов, обязаны перечислять удержанные суммы НДФЛ в бюджет как по своему местонахождению, так и по местонахождению каждого своего обособленного подразделения.
Минфин России в письме от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/3-222 пояснил:
-
суммы налога, подлежащие уплате в бюджет по местонахождению обособленного подразделения, исчисляются исходя из дохода, выплачиваемого работникам этих подразделений;
-
суммы НДФЛ должны быть перечислены по месту учета обособленного подразделения;
-
сведения о доходах физических лиц – должны быть представлены по месту учета обособленного подразделения.
|
Обратите внимание! Если в трудовом договоре место работы – головная организация, а фактически работник трудится в филиале, то НДФЛ нужно платить по местонахождению филиала. Об этом было сказано в письме Минфина России от 29 июня 2006 г. № 03-05-01-04/194. |
Если подразделения организации находятся в разных муниципальных образованиях и зарегистрированы в разных налоговых инспекциях, то она обязана перечислять начисленные и удержанные суммы налога на доходы физических лиц в бюджет как по своему местонахождению, так и по местонахождению каждого своего обособленного подразделения (п. 7 ст. 226 Налогового кодекса РФ). Уплачивать НДФЛ по местонахождению каждого обособленного подразделения нужно вне зависимости от того, имеет ли такое обособленное подразделение отдельный баланс или расчетный счет. Платежные поручения при этом оформляются отдельно по каждому обособленному подразделению с указанием присвоенного ему КПП и соответствующего кода ОКТМО муниципального образования, в бюджет которого уплачивается НДФЛ.
А вот если обособленные подразделения относятся к одной налоговой налог можно перечислять одним платежным поручением. Об этом было сказано в письме Минфина России от 3 июля 2009 г. № 03-04-06-01/153.
Уплата НДФЛ по местонахождению одного из обособленных подразделений организации применима только тогда, когда все обособленные подразделения в одном городе, но на учете в разных налоговых.
Необходимость оформления перевода работников, переехавших в новый офис в пределах одного города
Трудовым законодательством закреплено два способа изменения места работы сотрудников в случае открытия нового обособленного подразделения: перевод и перемещение.
В соответствии со ст. 72.1 Трудового кодекса РФ переводом на другую работу следует считать постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. При переводе работника обязательным является получение письменного согласия работника (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ).
Перемещением работника считается его перемещение у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора. Согласие работников на перемещение не требуется (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ).
Согласно п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (далее — Постановление ВС РФ N 2) под структурными подразделениями следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д.
Таким образом, в настоящее время в законодательстве существует правовая неопределенность, обусловленная двояким толкованием термина «структурное подразделение»: с одной стороны, это обособленные подразделения, расположенные как в той же, так и в другой местности (вне местонахождения юридического лица — филиалы и представительства), а с другой — это «административные» подразделения юридического лица, которые на практике фиксируются, в частности, в приказах о приеме на работу, переводе, об увольнении, а также в штатном расписании (например, администрация, бухгалтерия, различные департаменты и отделы).
Что такое перевод работника
Если работника переводят в обособленное подразделение, то данный перевод происходит в пределах одной компании. Причем это не зависит от того, что было указано в трудовом договоре: определенное рабочее место, наименование компании, либо ее местонахождение. Под переводом понимают изменение структурного подразделения, включая и подразделение, расположенное в иной местности. Под иной местностью в данном случае понимают ту местность, которая находится за пределами границ населенного пункта (72.1 ТК РФ).
Важно! Перевод работника в обособленное подразделение, расположенное в иной местности, оформляется как постоянный перевод внутри компании. С этой целью заключается допсоглашение к действующему трудовому договору, издается приказ о переводе и вносится запись в трудовую книжку работника и его личную карточку.
В качестве работодателя выступать может только головная компания, а не ее обособленное подразделение.В трудовом договоре с работником необходимо указывать место работы, а если его принимают в обособленное подразделение, находящееся в иной местности, то местоположение этого подразделения указывается в договоре (
Определение ИФНС при перерасчетах
Если начало периода, за который происходит начисление, приходится на месяц, не соответствующий месяцу начисления, то в документе появляется реквизит Место получения дохода. В нем можно определить, к какому именно подразделению (ИФНС) относить этот доход. По умолчанию реквизит заполняется в соответствии с тем подразделением или территорией, где работает сотрудник на конец месяца начисления. Однако при необходимости Место получение дохода можно отредактировать. Этот функционал актуален для ситуации, когда перерасчет происходит за период, когда сотрудник работал в подразделении/территории, относящимся к другой ИФНС.
Рассмотрим ситуацию на примере.
Сотрудник Савельев А.П. весь 1-ый квартал 2021 года отработал в обособленном подразделении. С 01.04.2020 г. он был переведен в головную организацию.
Собственная печать подразделения: нужна или нет?
Здесь все зависит от желания руководителя головной фирмы и обособленного подразделения. В законодательстве нет указания на обязательность или запрет на отдельную печать для обособленного подразделения. Если руководитель головного предприятия разрешит, то подразделение может заказать собственную печать.
В Федеральном законе от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и Федеральном законе от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» указано, что общества могут (но не обязаны) иметь собственную печать, эмблему, штампы.
Однако обособленные подразделения нельзя отнести к самостоятельно действующим обществам, так как согласно пункту 3 статьи 55 Гражданского кодекса России они не признаются юридическим лицом. Это связано с тем, что у подразделений и филиалов нет собственного имущества.
Чем перевод отличается от перемещения
Как при переводе, так и при перемещении работник остается в пределах одной компании. Однако, два данных понятия идентичными не являются. В случае перемещения работника происходит смена его рабочего места, а его трудовая функция и все условия трудового договора сохраняются. Другими словами,работник выполняет ту же работу, но меняется рабочее место. Даже согласие на перемещение от работника получать не нужно.
В случае с переводом происходит изменение условий трудового договора, а также меняется трудовая функция работника. Для того, чтобы работник считался переведенным, то должно выполняться одно из следующих условий (местность при этом не меняется):
- меняются трудовые функции работника, прописанные в трудовом соглашении (само место работы при этом остается прежним);
- меняется структурного подразделения, где трудится работник, если данное подразделение в трудовом соглашении указано как место работы.
Бесплатная юридическая помощь
Если осуществляется перемещение работника в обособленное подразделение, то запись в трудовой делать не нужно.
Инициировать перевод в другое подразделение компании может как сам сотрудник, так и его работодатель. Если перевод инициирует сотрудник, то он составляет заявление о переводе.
Если перевод сотрудника инициирован работодателем, то необходимо уведомить сотрудника о переводе и заручиться его согласием на данные изменения в работе. Уведомление о переводе работодатель может составить в свободной форме. Работник должен ознакомиться с уведомлением и подтвердив свое согласие прямо на уведомлении поставить подпись «Согласен на перевод».
В трудовую книжку и личную карточку работника вносятся, в частности, информация о приеме на работу, переводах на другую постоянную или временную работу, об увольнении. По поводу того, вносится ли запись в трудовую книжку о перемещении в обособленное подразделение, в законодательстве указаний нет.
Перемещение работника необходимо оформить приказом работодателя. Составить приказ на перемещение можно в свободной форме, так как унифицированная форма документа не утверждена.
Как документ влияет на налоги
Перевод работника в другой отдел не влияет на расчет базы по страховым взносам – если перевод осуществляется в течение года и при этом выплаты в пользу сотрудника уже превысили 512 тыс. рублей, то считать лимит заново не требуется. Ведь базу по взносам определяют в целом по работнику нарастающим итогом с начала года (ст. 8 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).
При переводе сотрудника из одного обособленного подразделения компании в другое в пределах одной местности, например из филиала в филиал, может измениться порядок перечисления НДФЛ. Налог понадобится перечислять в инспекцию по местонахождению того филиала, в который сотрудник переведен (абз. 3 п. 3 ст. 226 НК РФ). Кроме прочего приказ о переводе подтвердит расходы на оплату труда – ведь сотрудник будет получать зарплату уже в другом подразделении.
Приказ о переводе в другое подразделение
Однако смена подразделения будет являться переводом только в том случае, когда оно прямо указано в трудовом договоре. Если же в договоре такого условия нет, переход из отдела в отдел является перемещением, для которого согласие работника не требуется (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ).
Перевод в другой отдел (службу, управление и др.) оформляется несколькими документами. Это, в частности, заявление от сотрудника и представление о переводе от руководителя того подразделения, в котором работает сотрудник. Однако эти документы по закону не являются обязательными и их отсутствие санкций для компании не повлечет. А вот дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о переводе, который составляется на основе соглашения, – документы, без которых законно оформить перевод точно не получится.
Отличие перевода и перемещения работника
Для верного оформления документов необходимо определить, имеет место перемещение или перевод работника. В том и другом случае работник остается работать в компании. Однако при перемещении условия трудового договора остаются неизменны, в том числе не меняются трудовые обязанности работника, не изменяется местность выполнения трудовых обязанностей. На оформление перемещения работника работодателю не требуется получать его согласие.
При переводе работника могут меняться трудовые обязанности работника или местность, на территории которой работник выполняет свою работу. При оформлении перевода обязательно требуется согласие работника, исключением будет являться случай перевода, который носит временный характер, при возникновении ЧП.
Что такое обособленное подразделение
Обособленное подразделение с точки зрения Налогового Кодекса — это любое стационарное рабочее место, которое организация создала за пределами основного места своего нахождения (ст. 11 НК РФ). Рабочее место считается стационарным, если оно создано на срок более 1 месяца.
В статье 55 ГК РФ выделены два отдельных вида обособленных подразделения — филиал и представительство, которые отличаются объемом полномочий. Подробнее об этом расскажем в следующем разделе.
Если у компании есть сотрудники с разъездным характером работы, то обособленного подразделения не будет, так как здесь нет постоянного рабочего места (письмо Минфина РФ от 01.03.2012 № 03-02-07/1-50).
Также не будет обособленного подразделения, если компания использует труд дистанционных работников. Стационарные рабочие места в данном случае есть, но они не находятся под контролем организации (письмо Минфина от 04.07.2013 № 03-02-07/1/25829).
Место нахождения организации определяется ее уставом. Здесь не обязательно писать полный адрес, достаточно указать населенный пункт или муниципальное образование (п. 2 ст. 54 ГК РФ).
Формально, если в уставе написано место нахождения компании «город Москва», то все стационарные рабочие места, созданные на территории Москвы, не будут считаться обособленными подразделениями.
Однако Минфин считает, что здесь следует учитывать не место нахождения, а полный юридический адрес компании, с точностью до дома или офиса (письмо от 26.07.2019 № 03-03-06/1/56159).
Чтобы избежать споров с налоговиками, лучше регистрировать, как обособленные подразделения, все рабочие места, адреса которых не совпадают с юридическим адресом компании, даже если речь идет о соседней улице или доме.